La consolidació financera és un procés que pot absorbir molt de temps i recursos. Les empreses que el fan manualment arriben a un punt en què descobreixen que seguir usant fulls d’Excel i càlculs manuals no és sostenible, ja que produeix importants retards i l’aparició d’errors.
La solució passa per automatitzar la consolidació financera utilitzant un software específic. Un procés senzill que ofereix diversos beneficis que volem compartir amb tu en aquest article.
Automatitzar la consolidació financera: per què és bona idea.
Per a molts departaments financers el tancament de l’any és el tret de sortida per a un dels períodes més frenètics d’activitat: tancament de l’exercici, comptes anuals, comptes i informe de gestió consolidats… i tot això amb una data límit que mai no és suficient.
També hi ha grups empresarials on la consolidació de comptes es fa de forma més freqüent (trimestral o fins i tot mensual), essent tasques a què cal dedicar molts recursos.
Les empreses poden afrontar això de dues maneres. Una és dedicant una gran quantitat de temps i esforç, solucionant errors contínuament i suportant una forta càrrega d’estrès. Això succeeix especialment quan cada societat del grup treballa amb un pla de comptes diferent, amb fulls de càlcul amb el seu propi format o usant documents compartits on es multipliquen els errors humans i que demanen molt de temps per a la revisió i l’homogeneïtzació.
L’altra forma és molt més tranquil·la i segura: emprant un software que s’encarregui de gran part del procés fent que sigui una tasca molt més lleugera i fiable. Això és una cosa que és a l’abast de qualsevol departament financer gràcies a l’automatització de la consolidació financera.
Avui dia hi ha moltes opcions de software de consolidació financera (com LucaNet), que permeten optimitzar el procés perquè sigui molt més eficient, organitzat i segur. I el més important: estalviant una gran quantitat de temps als equips i directors financers.
L’automatització de la consolidació financera pot oferir aquests i molts altres beneficis importants a les empreses. En veurem alguns.
Avantatges d’automatitzar la consolidació financera.
Estalvia temps i redueix la càrrega de feina dels directors financers.
Un dels principals avantatges de l’automatització de la consolidació és la senzillesa i l’estalvi de temps que comporta.
El software pot importar les dades directament des d’altres sistemes de l’empresa com ERP o fins i tot Excels, afegir-los en un repositori comú sota un mateix pla comptable corporatiu i pràcticament fer el procés de consolidació de forma automàtica. Com a conseqüència, tots els terminis de temps es redueixen i els passos per completar la consolidació, validació i certificació de les finances del negoci es redueixen dràsticament.
Els directors i controllers financers veuran com s’allibera per a ells una gran quantitat de temps que podran fer servir en altres tasques més importants com analitzar la posició financera o de liquiditat del grup, estudiar les conclusions dels estats financers consolidats o buscar formes de millorar les operacions intragrup.
Redueix el nombre d’errors a les dades.
La utilització de suports manuals com fulls de càlcul i documents compartits té una alta probabilitat de generar errors per factor humà, cosa que es minimitza en automatitzar el procés de consolidació.
A l’hora de fer operacions manuals i revisar dades entre un mar de cel·les, fulles i fórmules, és molt senzill que alguna cosa es passi per alt o que s’introdueixi un valor erroni. Això a més genera un cicle viciós ja que fa que calgui dedicar una altra vegada més temps i recursos per trobar i resoldre el problema, fent que moltes vegades s’arribi molt just a les dates de tancament o necessitant dedicar hores extres per fer-ho.
Comptar amb un sistema automatitzat de consolidació millora la qualitat de les dades alhora que redueix les tensions en els terminis i pics de treball extra d’última hora.
Millora la transparència de la informació.
Els fulls de càlcul o Excel la majoria d’ocasions tenen una traçabilitat de dades molt deficient o inexistent, cosa que redueix la transparència de tot el procés de consolidació.
Gestionar la informació amb un software de consolidació específic permet mantenir aquesta traçabilitat fins als documents d’origen, i es pot fer una consulta cap al detall del moviment sempre que sigui necessari. Això permet auditar i seguir els fluxos d’informació de forma senzilla, estalviant moltes trucades, correus electrònics i dies de retard a la feina.
Millora la gestió i la centralització de les dades.
En organitzacions grans amb estructures complexes és fonamental gestionar de manera eficient les dades perquè no apareguin errors. L’automatització fa que el procés se simplifiqui, facilitant que totes les companyies del grup tinguin un accés ràpid i fiable a la informació financera.
Això afegeix un altre avantatge, que és la capacitat de comparar la informació fiscal de tot el grup. Gràcies a un mapejat del pla comptable a nivell grup, els comptes comptables específics de cada país passen a formar part d’una anàlisi financera global on les agregacions i comparacions entre societats són possibles.
Tenir les dades centralitzades sota el paraigua d’un mateix pla comptable corporatiu també elimina una de les parts que consumeix més temps en els processos de consolidació: la recollida d’informació de les diferents entitats. Comptar amb un sistema centralitzat virtualment elimina aquest consum de temps i fa que sigui molt més senzill accedir a les dades i poder comparar-les entre societats de manera natural.
Major seguretat de la informació.
La recollida i el tractament automatitzat de les dades fa que la fiabilitat del resultat sigui més gran, reduint l’aparició d’errors humans. Això millora la confiança no només per prendre decisions, sinó també de cara a processos d’auditoria o de recerca d’inversions externes.
Millor compliment normatiu.
Els softwares de consolidació financera compleixen totes les normes comptables i financeres que apliquen tant a nivell nacional com internacional, garantint així la validesa i qualitat de les dades que s’obtinguin mitjançant elles.
Software de consolidació financera.
Com més gran i complexa és l’empresa o el grup, més potència i fiabilitat necessita per poder fer la consolidació financera.
No val la pena continuar lluitant contra fulls de càlcul eterns i plens d’errors mentre hi ha opcions de software de consolidació que poden fer la feina de forma automàtica, evitant errors i estalviant una gran quantitat de temps i estrès.
Si vols ajudar els teus equips financers a fer la seva feina de forma més eficient i alliberar el teu propi temps et recomanem optar per un software que permeti automatitzar processos financers clau. A més de la consolidació financera, es poden planificar altres processos dins l’àmbit de la planificació i l’anàlisi financera (FP&A): des de la planificació de compte de resultats fins a la previsió de tresoreria, així com l’anàlisi financera. Si vols conèixer com et podem ajudar només has de posar-te en contacte amb nosaltres.
