La comptabilitat intercompany és una part molt important i necessària a l’expansió d’un negoci, però alhora és un gran repte per als equips financers. Per això cada cop més empreses busquen solucions que simplifiquin tasques com la reconciliació de comptes entre companyies i així millorar l’eficiència en la seva gestió financera.
En aquest article te’n parlem precisament: quins són els principals problemes en els processos de reconciliació intercompanies que impedeixen arribar al tancament a temps i com superar-los.
Què és la reconciliació intercompanies.
La reconciliació intercompanies és la verificació de les operacions i transaccions entre empreses vinculades, és a dir, que pertanyen a la mateixa matriu. Amb aquest concepte entren divisions, empreses subsidiàries, franquícies o unitats que són empreses independents però propietat d’una mateixa organització.
Des del punt de vista financer de l’organització matriu, les operacions comercials entre les empreses subsidiàries, és a dir, les pèrdues o els guanys, no s’haurien de reflectir en la consolidació dels estats financers, ja que realment no són beneficis generats per clients externs.
Aquestes operacions intercompany poden incloure la compravenda de productes i serveis, préstecs, comissions o royalties, dividends, facturació compartida, etc.
El mateix aplica per a les operacions purament financeres, que afecten l’actiu o el passiu de les subsidiàries (o la matriu), com ara préstecs intercompanyia, cessió d’actius o llicències o, per descomptat, la pròpia inversió en participacions de la companyia matriu de cada subsidiària.
En una economia cada vegada més globalitzada, la comptabilitat intercompanies és cada cop més comuna, i la manca de mitjans i precisió en la seva gestió pot generar errors i per tant retards i problemes als tancaments.
Principals reptes de la reconciliació intercompanies.
Un problema comú a les finances intercompany és que les diferents empreses gestionen les seves finances de manera diferent.
És habitual que les empreses no tinguin el mateix sistema IT (diferents software ERP o software financer, per exemple) o que fins i tot alguna no utilitzi aquests software i gestioni les seves finances mitjançant fulls d’Excel.
Fins i tot si utilitzen el mateix sistema, les empreses poden tenir estructures comptables separades, fet que suposa un problema en la identificació i, per tant, el tractament d’aquest tipus d’operacions.
Tot això fa que les dades financeres estiguin plenes d’inconsistències, cosa que implica que caldrà una intervenció manual per unificar els comptes. Això requerirà una gran quantitat de temps de l’equip de finances, en el millor dels casos. Al pitjor: estrès, burnout i retards que poden generar fins i tot problemes legals a l’empresa.
A més, la reconciliació intercompanies és una tasca molt complexa que requerirà l’atenció de membres experimentats de l’equip financer, cosa que fa que el cost en recursos es dispari.
Hi ha altres factors que també poden generar problemes a l’hora de fer la reconciliació. Per exemple, hi ha organitzacions que centralitzen aquestes tasques a l’organització matriu, cosa que pot dificultar la tasca per a la resta de les empreses filials. També hi poden haver barreres idiomàtiques, culturals, de timming i financeres (com canvis de divisa) que no aporten sinó més complexitat al procés.
Com superar les dificultats de la reconciliació intercompanies.
Perquè la reconciliació intercompanies no es converteixi en un malson cal optimitzar diferents àmbits dins de l’empresa, des de les eines als processos passant per la pròpia informació, com t’expliquem a continuació.
Identificar i tractar la informació financera de manera comuna.
Com hem vist, les empreses poden tenir diferents software o estructures comptables, cosa que implica categoritzar i etiquetar les transaccions de formes diferents.
Això genera una discrepància en les dades que requereix una gran quantitat de temps dels equips financers per solucionar-los i que, a més, és origen de multitud d’errors.
Utilitzar una política financera comuna elimina aquesta necessitat de revisar i adaptar totes les transaccions. Utilitzar un software adequat permet incloure regles de coincidència per automatitzar aquesta tasca, de manera que els equips financers només hauran d’atendre aquells casos en què hi ha algun tipus de problema, i no tots i cadascun dels comptes.
Establir procediments estàndard entre les empreses.
La identificació comuna de les dades és només el primer pas per establir uns procediments estàndard per a totes les empreses del grup.
Tenir dades i procediments comuns permet automatitzar moltes de les tasques tedioses i monòtones que consumeixen temps als equips financers. Això té una altra conseqüència: una reducció important d’errors derivats del tractament manual de les dades.
Un exemple d’aplicació d’aquesta idea seria definir un procés per a la identificació de les transaccions intercompany, de manera que sempre es faci servir el mateix rang de comptes comptables, o s’utilitzi un camp addicional per identificar la societat contra la qual s’està fent aquesta operació (mitjançant un codi únic de societat).
Els procediments clars i definits permeten establir controls i aprovacions allà on calgui, definir vies per a la gestió i resolució de les possibles discrepàncies, etc. Tot això facilita la comunicació entre les empreses, eliminant el caos de correus electrònics i trucades que normalment seria necessari per trobar respostes a les discrepàncies de les dades.
Homogenització i integració de les dades.
Un dels principals problemes en la reconciliació intercompanyies apareix quan els sistemes IT de cadascuna generen dades no compatibles. Això implica que les dades de cada filial s’han de revisar i adaptar per poder ser integrades als sistemes de la matriu.
Utilitzar un software financer capaç d’integrar les dades de tots aquests ERP sense necessitat d’un tractament previ fa que el procés de reconciliació sigui molt més eficient, segur, generi menys errors i ofereixi més transparència a totes les organitzacions.
Automatitzar el procés de reconciliació.
Fer un tractament manual de centenars de fulls de càlcul és tediós, poc eficient, suposa desaprofitar una quantitat important de recursos ia més no garanteix dades 100% fiables.
Un software financer que tingui capacitats de tractament intercompany permet fer moltes parts del procés de forma automàtica, ja sigui identificant les transaccions per codi o per compte comptable intercompany, buscant imports equivalents i creuats entre empreses, o mostrant alertes quan els balanços intercompany no estiguin quadrats, entre altres exemples.
Tot això ajuda a fer que els equips financers només hagin d’actuar sobre les excepcions i les transaccions no quadrades, mentre que el software reconcilia tota la resta.
Optimitza els teus processos amb software financer adaptat a les teves necessitats.
La reconciliació intercompanies és un dels processos que més recursos (temps, diners i energia) requereix per a moltes empreses. Com hem vist, hi ha solucions que permeten alleujar això perquè tot aquest esforç pugui dirigir-se a tasques que generin un benefici més gran a l’organització.
Si us interessa conèixer una solució d’aquest tipus per millorar la vostra eficiència operacional tant en la reconciliació intercompanies com en altres processos financers clau, no dubteu a posar-vos en contacte amb nosaltres.
