El compte de resultats (P&L) és un dels informes financers més usats per les empreses a l’hora de planificar els negocis. En aquest article volem explicar-te què és, com s’obté i a més t’oferim algunes claus valuoses perquè treguis el màxim profit a la teva planificació P&L.
Què és P&L (profit and loss)
P&L és l’acrònim de Profit and Loss, el que en català normalment anomenem el compte de pèrdues o guanys o el balanç de resultats.
S’anomeni d’una manera o altra, aquest informe recull totes les despeses i els ingressos de l’empresa (i per tant els resultats econòmics) per a un període determinat, amb una visió mensual o acumulada.
La planificació dels ingressos i les despeses és una de les principals referències de seguiment del negoci. Durant l’any permetrà comprovar si avança segons el previst o si hi ha desviacions que requereixin posar en marxa accions.
La importància de la planificació de les pèrdues i guanys
La importància de la P&L és que, a diferència d’altres informes, no mostra una imatge estàtica de l’empresa o una fotografia d’un moment concret. La P&L mostra com l’empresa ha evolucionat en un període, o com es pretén que ho faci (si parlem de planificació).
Per això és un dels documents financers més importants per assegurar el creixement del teu negoci. T’ajuda a no allunyar-te del pla previst mes a mes, a tenir comptes precises de les compres i vendes per a cada període ia avaluar de manera precisa la rendibilitat de la companyia.
Com planificar la P&L de la teva empresa.
Hi ha multitud d’articles a la xarxa que parlen de com crear la P&L, amb passos, guies i fins i tot plantilles genèriques. Aquí no volem desenvolupar una guia pas a pas més, sinó mostrar l’enfocament que tenim a Holistic Data Solutions a l’hora de fer planificació P&L.
Grosso modo, les fases per realitzar el càlcul dels guanys i pèrdues són:
- Calcular tots els ingressos i despeses per obtenir així el Resultat d’explotació (Ingressos – Despeses).
- Si comptes amb actius financers, caldrà calcular també els ingressos i les despeses que aquests generen per obtenir el Resultat financer.
- La suma dels dos anteriors és el Resultat abans d’impostos.
- Després d’aplicar els impostos corresponents s’obté el Resultat de l’exercici, on es pot veure la pèrdua o el guany de l’empresa una vegada deduïts els impostos.
A l’hora de fer una planificació profit & loss la clau és fer una estimació correcta dels ingressos i les despeses. I és que una cosa que a priori pot semblar molt senzilla (previsió de vendes i previsió de despeses) es pot veure complicada per multitud de factors: manca d’informació prèvia, errors en l’estimació, canvis en el context, etc.
Per obtenir el millor resultat en la planificació P&L (profit and loss) tingues en compte els aspectes següents.
Claus per millorar la teva planificació de P&L
La planificació del compte de resultats ha de ser col·laboratiu
A mesura que es desagrega la informació d’una empresa es pot fer una estimació més precisa. Els responsables de cada departament tenen informació molt detallada sobre les despeses i els ingressos de què són responsables.
Tenir en compte aquesta informació és fonamental perquè el compte de pèrdues i guanys global de l’empresa sigui necessari.
Tingues en compte les diferents línies de negoci
Si una empresa té diverses línies de negoci amb diferents P&L, és recomanable a més de fer el compte de resultats per a cadascuna d’aquestes línies fer també el compte de resultats agregat de la companyia.
Tingues en compte la naturalesa de cada epígraf en fer l’estimació
No tots els costos ni ingressos es comporten de la mateixa manera, per això agrupar-los i tractar-los de manera diferenciada permet obtenir una millor estimació. Això implica dividir el compte de resultats en diferents epígrafs com ara costos de personal, costos variables, costos fixos, vendes de productes, vendes de serveis, etc.
Cada grup pot tractar-se amb un model de previsió específic que s’ajusti millor a la seva naturalesa. Això permet fer estimacions més precises, cosa que ofereix millor informació als directius i responsables de l’empresa.
Per exemple, a l’hora de planificar una P&L d’una empresa de restauració que tingui una gran quantitat de locals, la desagregació podria seguir un esquema similar a aquest:
De la planificació al seguiment de la P&L
Un cop es té aquesta planificació, durant l’any es podran fer comparacions de les dades reals amb les planificades de forma periòdica i controlar si hi ha desviacions.
Cada cert temps es pot fer un Rolling forecast que indiqui si cal introduir algun canvi en la planificació per millorar els resultats. D’aquesta manera, la planificació P&L continuarà sent útil i representativa durant tot l’any.
La planificació i el seguiment de la P&L permet a les empreses posar el focus en 3 aspectes determinants:
- El creixement de l’empresa, tant en volum de negocis com en beneficis.
- L’estructura de costos, aportant-ne una bona visió de la distribució real, facilitant l’estimació dels riscos operacionals.
- La rendibilitat real, ja que es pot donar el cas de tenir ingressos però estar “venent a pèrdues”.
Eines per fer una bona planificació P&L
Tenir eines que permetin obtenir informació ràpida i precisa sobre les pèrdues i els guanys ajuda les empreses a aconseguir una gestió més eficient dels seus recursos i a tenir una visió molt clara de l’impacte de les compres i les vendes en la salut del seu negoci.
La informació és poder, sempre que es tingui en temps i forma perquè ajudi a la presa de decisions. Hi ha solucions genèriques que encara que permetin reunir aquestes dades no ofereixen informació de forma eficient. L’ideal és comptar amb un sistema específic per planificar el P&L que t’ajudi a prendre millors decisions per a la teva empresa.
A Holistic Data Solutions us podem ajudar a adoptar solucions de programari financer adaptades a les vostres necessitats. Si vols més informació, només has de contactar amb nosaltres.
