Hi va haver una època en què fer una planificació estàtica i basada en presumpcions n’hi havia prou per treballar durant l’any. Però aquesta època va passar, i els equips i responsables de finances necessiten avui nous sistemes que ofereixin més flexibilitat i capacitat de replanificació en temps real.
Els sistemes de planificació tradicionals perden la seva efectivitat quan hi ha fluctuacions al mercat, en períodes de canvi o davant esdeveniments d’impacte internacional. És a dir, a la nova normalitat, “gràcies” a canvis legislatius i de govern, guerres, pandèmies, crisi climàtica, inestabilitat econòmica, nous competidors, etc.
Per mantenir-te al peu del canó necessites una planificació més àgil, i aquí és on entra el rolling forecast.
Què és el Rolling Forecast?
El rolling forecast (també anomenat en català pronòstic continu) permet tenir un pronòstic més probable dels resultats futurs gràcies a una reestimació del pressupost.
Contràriament als pressupostos anuals que moltes organitzacions elaboren a principi d’any i que són una fotografia “estàtica”, el rolling forecast aprofita les dades disponibles de l’exercici en curs per poder extrapolar i actualitzar el pressupost de manera més precisa.
Aquest procés, normalment realitzat per l’equip de controlling o financer, es pot fer durant l’any per, tenint en compte la informació de mesos anteriors, reajustar les previsions dels mesos restants. D’aquesta manera l’empresa té marge de maniobra per prendre mesures que ajudin a assolir els objectius esperats.
Segons dades de l’Agility in Planning, el Budgeting and Forecasting (PBF) Survey 2021 de FSN, només el 43% de les organitzacions aconsegueixen pronosticar els seus ingressos amb una desviació menor al 5%. A més, el 52% de les organitzacions diuen que són incapaços de planificar més enllà de 6 mesos vista.
Aquestes dades mostren la importància que suposa avui dia tenir eines àgils que permetin a les empreses mantenir-se competitives i dins del pressupost, i el rolling forecast n’és una peça clau.
Quina és la diferència entre un rolling forecast i un forecast tradicional?
El pressupost tradicional que es fa a començaments d’any sol incloure una previsió de compte de resultats. Aquest pla estàtic reflecteix on vol l’empresa que estiguin els ingressos i les despeses a final d’any, cosa que serveix per distribuir recursos, definir quins productes o serveis caldrà promoure o on caldrà invertir.
El principal problema del pressupost tradicional és que és fix, no “reacciona” a tot allò que passa durant l’any. Això és una cosa molt limitant ja que realitzar el pressupost anual a moltes empreses és un procés llarg i tediós que pot abastar diverses setmanes.
A això cal afegir altres problemes, com que les unitats de negoci que ofereixen la informació en què es basa aquest pressupost poden tenir la temptació de donar previsions a la baixa si saben que aquestes s’usaran com a objectius. Això afecta negativament ja que redueix la precisió de les previsions i fa estendre els ingressos a la baixa.
El rolling forecast soluciona molts d’aquests inconvenients, ja que permet reajustar les previsions i l’assignació de recursos en funció del que passa. Ofereix als directius una visió de com es tancarà l’any en curs o, si no es restringeix als exercicis empresarials, una visió a 12 (6, 8, 18, etc.) mesos en qualsevol moment de l’any.
Automatitzar el rolling forecast: un avantatge competitiu.
Fer rolling forecast és important, però més important encara és fer-ho de manera eficient.
Si els processos financers de la teva organització passen per revisar i actualitzar desenes d’Excel diferents, fer un rolling forecast pot suposar un maldecap que s’estendrà dies o setmanes.
Tot i això, realitzar aquest procés amb una bona solució implementada en una plataforma robusta és un procés àgil i ràpid que pot estar resolt en unes poques hores per l’equip de controlling, fins i tot creant diferents versions o escenaris.
L’automatització del rolling forecast permet que una empresa pugui tenir cada mes una estimació de com es tancarà l’any o bé una previsió a 12 mesos vista. Per fer-ho, la clau és disposar d’un procés que, mitjançant diversos mètodes estadístics, permeti extrapolar les dades reals de cadascuna de les partides del compte de resultats als mesos futurs. Són mètodes senzills i modificables que permeten calcular de manera molt àgil com evolucionarà cada partida comptable, tant de despesa com d’ingrés.
Aquesta informació facilita que es puguin prendre decisions dins del període en funció de l’evolució de les dades, com ara:
- Confirmeu que la partida segueix la tendència de les dades reals per als mesos futurs
- Forçar que la partida hagi de complir el pressupost per tancar l’any (per tant en els mesos oberts cal “compensar” allò que no s’ha aconseguit en els mesos reals ja tancats)
- O, com a darrer exemple, que es calculi la diferència Pressupost Vs Realitat dels mesos ja tancats per a aquesta partida i s’apliqui el mateix criteri als mesos oberts
En definitiva, els processos de rolling forecast són una forma molt àgil de fer estimacions dels mesos no tancats de forma eficient, permetent anar al detall de partida per partida si es desitja i, fins i tot, introduir manualment els valors si fos necessari.
Si encara creus que els pressupostos tradicionals són suficients, pensa en tots els avantatges que ofereix el rolling forecast.
Avantatges del rolling forecast.
- Més precisió en les prediccions.
Quan finalment arriba el moment en què has acabat d’elaborar el pressupost anual, ja està obsolet. El rolling forecast et permet fer ajustaments sobre la marxa en lloc d’obligar-te a anticipar com serà l’any amb una única predicció.
- Major agilitat en la presa de decisions i reajustaments.
El rolling forecast et permet modificar i adaptar la predicció en funció de canvis, tendències o esdeveniments inesperats de forma àgil, fet que es tradueix en que la teva organització respondrà millor i en menors terminis.
A més, tindràs una previsió a 6, 12, 18 o els mesos que decideixis, disposant d’informació útil i actualitzada sempre que ho necessitis en lloc de només un cop l’any.
- Més informació per prendre millors decisions.
Podràs prendre decisions sobre la base de mètriques dinàmiques que evolucionen al llarg de l’any, no només mirant dades passades. Revisar els principals KPI al llarg dels mesos ajuda a millorar la qualitat dels pronòstics. A més, es poden generar diversos escenaris amb diferents hipòtesis, cosa que permet a l’equip directiu comparar com causes diferents afectaran el tancament anual de l’empresa.
- Reducció dels terminis de planificació.
Els processos de rolling forecast automatitzats ajuden a escurçar els temps de planificació, cosa que pot arribar a mesos en el cas de les planificacions anuals tradicionals. A més, la planificació mitjançant rolling forecast sempre es pot actualitzar de nou a mesura que es disposi de nova informació dels departaments.
Vols implantar un sistema de rolling forecast eficient?
Si la teva organització busca fer el salt i deixar enrere els tediosos fulls de càlcul per integrar de forma efectiva el rolling forecast dins dels processos de planificació, a Holistic Data Solutions podem ajudar-te.
Implantar una solució desenvolupada a mida facilitarà els teus processos de planificació financera i t’ajudarà en altres funcions d’anàlisi i presa de decisions, alhora que agilitza i escurça els terminis necessaris per fer-los.
Posa’t en contacte amb nosaltres i et direm com et podem ajudar a millorar la teva planificació financera.
