Estem vivint una època de revolució digital: intel·ligència artificial, metavers, bessons digitals, automatització de processos… Aquestes i moltes altres tecnologies permeten la transformació d’empreses i negocis.
Però, de forma paradoxal, mentre les organitzacions revolucionen molts dels seus departaments amb aquestes tecnologies, segueixen usant fulls de càlcul a l’àrea de finances. Es pot transformar un departament financer mantenint l’Excel?
En aquest article volem parlar-te del que significa assolir una transformació digital real als departaments de finances i com pots aconseguir-ho a la teva organització.
A què anomenem transformació digital financera?
La transformació digital es refereix a l’aplicació de tecnologia digital per millorar i transformar els processos i les operacions financeres. Aquestes tecnologies abasten Intel·ligència Artificial (IA), automatització, el núvol, analítica avançada de dades, etc.
Per aprofitar al màxim les capacitats d’aquestes tecnologies és recomanable reemplaçar eines obsoletes (com els fulls de càlcul) per altres d’actuals i en molts casos fets a mida de les necessitats de cada organització.
Per què cal la transformació digital de l’àrea financera?
La digitalització és una cosa que moltes organitzacions ja han aplicat amb èxit a altres àrees dels seus negocis. Tot i això, la part financera, encara que és una àrea estratègica per a la presa de decisions, no sempre és prioritària en aquests processos de transformació.
Qualsevol organització que es plantegi un procés de transformació digital ha d’incloure els equips de finances i controlling, ja que són ells els qui tenen una visió global del negoci i connecten amb la resta d’àrees de l’empresa.
De la mateixa manera que producció i supply chain es beneficien d’aplicacions ERP d’última generació, o vendes s’ajuda d’un CRM, els equips de finances haurien de tenir més que Excel.
És cert que devem molt als fulls de càlcul, però tots sabem que arriba un moment en què s’han de deixar enrere: creen illes d’informació, consumeixen molt de temps, no tenen capacitats potents d’analítica, generen multitud d’errors quan es treballa sobre elles de forma col·laborativa…
Avui dia hi ha alternatives que ofereixen més i millors prestacions i poden estalviar molt de temps als equips financers gràcies a la integració de noves tecnologies.
Pilars per a la transformació digital financera
Cada organització és única, però hi ha 5 pilars que cal tenir en compte en la majoria de processos de transformació digital dels departaments financers. Els veurem.
Centralització de les dades en una única plataforma
Segons un estudi de Constelation Research sobre l’ús de plataformes de planificació, les organitzacions que no compten amb les dades centralitzades destinen un 20% del seu temps de “Planificació i Anàlisi” només a la recol·lecció de les dades, i un altre 30% a la validació daquests.
Les solucions al núvol que centralitzen les dades, a més d’estalviar aquest temps, són més flexibles i es poden escalar fàcilment a mesura que creix l’organització. També permeten crear un entorn col·laboratiu on qualsevol usuari pot treballar en temps real des de qualsevol lloc o dispositiu, una cosa necessària en un mercat laboral on el treball remot és tan important.
Com més fulls de càlcul es comparteixin dins d’una organització, més grans són les probabilitats que apareguin errors humans (còpies en conflicte, manca d’integritat de dades, etc.), cosa que alimenta el cercle viciós de dedicar encara més temps a la revisió i validació de les dades.
Alliberar temps dels equips mitjançant l’automatització de processos
Fer una consolidació financera manual a partir de dades de desenes (o centenars) de fulls de càlcul, rastrejant cada arxiu i cada versió que s’ha enviat per correu electrònic, és un infern que molts CFOs coneixen i que voldrien no tornar-hi a passar.
Els programaris financers permeten l’automatització de molts processos clau, i la consolidació financera és un. Les dades es recopilen de forma automàtica des de l’ERP i altres fonts, alliberant una quantitat important de temps que els equips de finances poden dedicar a tasques estratègiques com la simulació d’escenaris, l’anàlisi del rendiment econòmic del grup o el descobriment d’optimitzacions de costos intragrup.
Les consolidacions manuals mitjançant fulls de càlcul no només són ineficients pel que fa al temps, sinó que són una de les principals fonts d’errors financers, cosa que pot afectar negativament el teu negoci.
Optimització de les dades per facilitar la presa de decisions
Recollir i centralitzar les dades és només el principi del camí, ja que no serveixen de res si no es tradueixen en informació que faciliti la presa de decisions.
Els responsables de finances han de prendre moltes decisions importants i, en molts casos, urgents. Tenir un sistema optimitzat que ofereixi informes clars i en temps real facilita aquesta tasca, a la qual cosa cal afegir la seguretat que ofereix poder prendre aquestes decisions confiant que la informació disponible és precisa i actual.
En aquest sentit, els fulls de càlcul presenten moltes limitacions, ja que en realitat no van ser concebuts per a tasques complexes com la gestió d’un negoci, sinó per fer operacions matemàtiques més simples.
Capacitat de realitzar una anàlisi predictiva potent.
L’anàlisi predictiva permet identificar tendències i patrons en les dades històriques, cosa que reforçada amb algoritmes d’intel·ligència artificial i machine learning permet assolir previsions amb una alta precisió.
Gràcies a això es redueix el temps requerit per realitzar processos importants com ara la planificació del compte de resultats o la planificació del balanç i tresoreria, millorant la productivitat dels equips i la precisió dels plans.
Realitzar una planificació financera en una eina especialitzada us ajuda a escurçar els terminis partint d’una previsió inicial d’un algorisme predictiu. A més, permet fer canvis sobre aquesta previsió i tornar a fer els pronòstics modificant pressupostos en temps real, combinant les dades de la IA amb els coneixements clau de l’equip de finances.
Aquests mateixos procediments en fulls de càlcul requereixen molt més temps i dedicació. De fet, es poden convertir en una pesada llosa que limita els canvis i actualitzacions, requerint una dedicació gairebé plena per part dels equips.
Obtenir processos de planificació financera més àgils i robustos.
La fi de la digitalització és assolir processos més àgils i eficients, i això s’aconsegueix quan s’uneix tot el que hem vist als punts anteriors. Comptar amb una solució a mesura que reuneixi aquestes característiques ofereix certs avantatges que altres mitjans, com ara els fulls de càlcul, no poden.
Els softwares financers:
- Sempre realitzen els plans i pronòstics incorporant totes les dades, cosa que ofereix una major agilitat i continuïtat.
- Inclouen dades de tot el negoci de forma centralitzada, per això permet entendre millor tota l’activitat.
- Permeten la col·laboració de tots els equips, facilitant que totes les parts puguin accedir i utilitzar la mateixa informació, creant escenaris de previsió que poden incloure workflows daprovació.
Seguir utilitzant fulls de càlcul pot ser que sigui més econòmic en costos directes, però en fer-ho es paga un peatge que no sempre es té en compte: pèrdua de dades, errors humans, temps invertit dels equips, etc.
Holistic Data Solutions: posem la tecnologia al teu servei.
Els softwares financers són una solució flexible, permeten una transparència més gran, són més col·laboratius i són capaços d’oferir una planificació més precisa en menys temps.
Les sitges dinformació que produeixen els fulls de càlcul són cosa del passat. Els equips financers tenen avui altres necessitats, les quals han de ser cobertes amb solucions a mesura que els permetin prendre millors decisions i, per tant, aconseguir millors resultats per al negoci.
Si voleu obtenir més informació sobre com aquest tipus de solucions de programari financer poden ajudar a la vostra organització, no dubteu a posar-vos en contacte amb nosaltres.
