Estamos viviendo una época de revolución digital: inteligencia artificial, metaverso, gemelos digitales, automatización de procesos… Estas y muchas otras tecnologías están permitiendo la transformación de empresas y negocios.
Pero, de forma paradójica, mientras las organizaciones revolucionan muchos de sus departamentos con estas tecnologías, siguen usando hojas de cálculo en el área de finanzas. ¿Se puede transformar un departamento financiero manteniendo Excel?
En este artículo queremos hablarte de lo que significa lograr una transformación digital real en los departamentos de finanzas y cómo puedes lograrlo en tu organización.
¿A qué llamamos transformación digital financiera?
La transformación digital se refiere a la aplicación de tecnología digital para mejorar y transformar los procesos y operaciones financieras. Estas tecnologías abarcan Inteligencia Artificial (IA), automatización, la nube, analítica avanzada de datos, etc.
Para aprovechar al máximo las capacidades de estas tecnologías es recomendable reemplazar herramientas obsoletas (como las hojas de cálculo) por otras actuales y en muchos casos hechas a medida de las necesidades de cada organización.
¿Por qué es necesaria la transformación digital del área financiera?
La digitalización es algo que muchas organizaciones ya han aplicado con éxito a otras áreas de sus negocios. Sin embargo, la parte financiera, aunque es un área estratégica para la toma de decisiones, no siempre es prioritaria en estos procesos de transformación.
Cualquier organización que se plantee un proceso de transformación digital debe incluir sus equipos de finanzas y controlling, ya que son ellos quienes tienen una visión global del negocio y conectan con el resto de áreas de la empresa.
Del mismo modo que producción y supply chain se benefician de aplicaciones ERP de última generación, o ventas se ayuda de un CRM, los equipos de finanzas deberían contar con algo más que Excel.
Es cierto que debemos mucho a las hojas de cálculo, pero todos sabemos que llega un momento en el que hay que dejarlas atrás: crean islas de información, consumen mucho tiempo, carecen de capacidades potentes de analítica, generan multitud de errores cuando se trabaja sobre ellas de forma colaborativa…
Hoy en día existen alternativas que ofrecen más y mejores prestaciones y pueden ahorrar mucho tiempo a los equipos financieros gracias a la integración de nuevas tecnologías.
Pilares para la transformación digital financiera
Cada organización es única, pero hay 5 pilares que se deben tener en cuenta en la mayoría de procesos de transformación digital de los departamentos financieros. Vamos a verlos.
Centralización de los datos en una única plataforma
Según un estudio de Constelation Research sobre el uso de plataformas de planificación, las organizaciones que no cuentan con sus datos centralizados destinan un 20% de su tiempo de “Planificación y Análisis” solo a la recolección de los datos, y otro 30% a la validación de estos.
Las soluciones en la nube que centralizan los datos, además de ahorrar ese tiempo, son más flexibles y se pueden escalar fácilmente a medida que la organización crece. También permiten crear un entorno colaborativo donde cualquier usuario puede trabajar en tiempo real desde cualquier lugar o dispositivo, algo necesario en un mercado laboral donde el trabajo remoto es tan importante.
Cuantas más hojas de cálculo se compartan dentro de una organización, mayores son las probabilidades de que aparezcan errores humanos (copias en conflicto, falta de integridad de datos, etc.), lo que alimenta el círculo vicioso de dedicar todavía más tiempo a la revisión y validación de los datos.
Liberar tiempo de los equipos mediante la automatización de procesos
Hacer una consolidación financiera manual a partir de datos de decenas (o cientos) de hojas de cálculo, rastreando cada archivo y cada versión que se ha enviado por correo electrónico, es un infierno que muchos CFOs conocen y que desearían no volver a pasar por él.
Los software financieros permiten la automatización de muchos procesos clave, siendo la consolidación financiera uno de ellos. Los datos se recopilan de forma automática desde el ERP y otras fuentes, liberando una importante cantidad de tiempo que los equipos de finanzas pueden dedicar a tareas estratégicas como la simulación de escenarios, el análisis del rendimiento económico del grupo o el descubrimiento de optimizaciones de costes intragrupo.
Las consolidaciones manuales mediante hojas de cálculo no solo son ineficientes en cuanto al tiempo, sino que son una de las principales fuentes de errores financieros, algo que puede afectar negativamente a tu negocio.
Optimización de los datos para facilitar la toma de decisiones
Recoger y centralizar los datos es solo el principio del camino, ya que éstos no sirven de nada si no se traducen en información que facilite la toma de decisiones.
Los responsables de finanzas han de tomar muchas decisiones importantes y, en muchos casos, urgentes. Tener un sistema optimizado que ofrezca informes claros y en tiempo real facilita esta tarea, a lo que hay que añadir la seguridad que ofrece poder tomar esas decisiones confiando en que la información disponible es precisa y actual.
En este sentido, las hojas de cálculo presentan muchas limitaciones, ya que en realidad no fueron concebidas para tareas complejas como la gestión de un negocio, sino para realizar operaciones matemáticas más simples.
Capacidad de realizar un análisis predictivo potente
El análisis predictivo permite identificar tendencias y patrones en los datos históricos, algo que reforzado con algoritmos de Inteligencia artificial y machine learning permite lograr previsiones con una alta precisión.
Gracias a esto se reduce el tiempo requerido para realizar procesos importantes como la planificación de la cuenta de resultados o la planificación del balance y tesorería, mejorando la productividad de los equipos y la precisión de los planes.
Realizar una planificación financiera en una herramienta especializada te ayuda a acortar los plazos partiendo de una previsión inicial de un algoritmo predictivo. Además, permite hacer cambios sobre dicha previsión y volver a realizar los pronósticos modificando presupuestos en tiempo real, combinando los datos de la IA con los conocimientos clave del equipo de finanzas.
Estos mismos procedimientos en hojas de cálculo requieren mucho más tiempo y dedicación. De hecho, pueden convertirse en una pesada losa que limita los cambios y actualizaciones, requiriendo una dedicación casi plena por parte de los equipos.
Obtener procesos de planificación financiera más ágiles y robustos
El fin de la digitalización es lograr procesos más ágiles y eficientes, y esto se logra cuando se une todo lo que hemos visto en los puntos anteriores. Contar con una solución a medida que reúna estas características ofrece ciertas ventajas que otros medios, como las hojas de cálculo, no pueden.
Los software financieros:
- Siempre realizan los planes y pronósticos incorporando todos los datos, lo que ofrece una mayor agilidad y continuidad.
- Incluyen datos de todo el negocio de forma centralizada, por lo que permite entender mejor toda la actividad.
- Permiten la colaboración de todos los equipos, facilitando que todas las partes puedan acceder y utilizar la misma información, creando escenarios de previsión que pueden incluir workflows de aprobación.
Seguir utilizando hojas de cálculo puede que resulte más económico en costes directos, pero al hacerlo se paga un peaje que no siempre se tiene en cuenta: pérdida de datos, errores humanos, tiempo invertido de los equipos, etc.
Holistic Data Solutions: ponemos la tecnología a tu servicio.
Los software financieros son una solución flexible, permiten una mayor transparencia, son más colaborativos y son capaces de ofrecer una planificación más precisa en menos tiempo.
Los silos de información que producen las hojas de cálculo son cosa del pasado. Los equipos financieros hoy tienen otras necesidades, las cuales deben ser cubiertas con soluciones a medida que les permitan tomar mejores decisiones y, por lo tanto, lograr mejores resultados para el negocio.
Si quieres obtener más información sobre cómo este tipo de soluciones de software financiero pueden ayudar a tu organización, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
