Qué és FP&A i per què és important

En un context com l’actual on la inestabilitat financera i la volatilitat dels mercats són tan presents, és normal que cada dia més empreses vulguin millorar la Planificació i Anàlisi Financera (FP&A). En aquest article volem explicar-te què és FP&A i aprofundir la importància que té per a la teva organització.

Què és FP&A: Planificació i Anàlisi Financera.

FP&A és l’acrònim de Financial Planning and Analysis. En català seria Planificació i Anàlisi Financera.

La planificació i l’anàlisi financera són les previsions sobre els estats financers de l’empresa al complet (Compte de Resultats, Balanç, Tresoreria, Cash Flow o flux d’efectiu), així com les comparatives i l’anàlisi de la situació actual respecte a l’històric o el rendiment de l’empresa sobre la previsió anterior.

La planificació i l’anàlisi financera donen suport a la presa de decisions de negoci i financeres de l’organització. El pronòstic també proporciona una foto a la Direcció i Gerència sobre l’evolució dels plans i les inversions estratègiques de l’organització.

Per tant, la planificació FP&A intenta optimitzar la gestió financera, ajudant els executius en la presa de decisions i donant pas a una estratègia basada en dades fiables i objectives.

Durant moltíssims anys, els professionals de les finances han fet servir plantilles d’Excel com a eina d’anàlisi. Amb l’evolució de les noves tecnologies, però, aquest procediment ha quedat una mica obsolet.

Avui en dia hi ha alternatives molt més específiques que els fulls de càlcul: plataformes dissenyades per planificar i simular (Financial Planning, FP) o per Analitzar i prendre decisions (Analysis, A, gràcies al Business Intelligence).

Com es realitza un procés de FP&A?

Grosso modo, l’FP&A es recolza en quatre pilars: planificació financera, estimació d’escenaris, elaboració de pressupostos i seguiment i elaboració d’informes de gestió.

Aquestes 4 grans tasques es fan de forma cíclica i contínua. La freqüència amb què es faci i la complexitat que en tanqui l’execució dependrà de cada empresa i context. Per exemple, en temps de canvis ràpids o més volatilitat és recomanable augmentar la freqüència d’aquestes anàlisis. També augmenta la dificultat perquè el nombre de variables que cal tenir en compte augmenta.

Veurem detalladament que implica cadascuna d’aquestes parts.

Punt de partida: recopilació de dades.

La primera tasca consisteix a recopilar i verificar dades de diferents fonts, tant internes de l’empresa (dades financeres i operatives, de l’ERP, etc.) com a externes (dades econòmiques globals o sectorials, dades demogràfiques, etc.).

Es tracta d’una fase molt important ja que els plans i les estimacions que es generin dependran de la qualitat d’aquestes dades. Això fa que sigui una tasca que requereix una forta inversió en temps, per això cada cop és més freqüent optar per solucions que incorporen Intel·ligència Artificial i machine learning per reduir els terminis de la presa de dades.

Planificació financera.

El pas següent és la utilització de totes les dades recopilades per preparar estimacions o projeccions financeres de l’empresa, treball que realitza l’equip d’analistes de FP&A. És habitual en aquest punt provar múltiples escenaris per estudiar com s’hi comporten les diferents variables i així determinar quina és la millor estratègia a seguir.

En aquest sentit hi ha diferents tipus de mètodes per realitzar la planificació en funció de les dades i tecnologia disponible, entre els quals hi ha:

• La planificació financera predictiva: basada en grans sets de dades històriques.
• La planificació financera basada en impulsors: basada en els principals actius o impulsors del negoci.
• La planificació financera de múltiples escenaris: basada en diferents suposicions sobre el futur.

En qualsevol cas, el resultat daquest pas serà la creació dun pla financer i operatiu que ajudi a assolir els objectius del negoci.

Elaboració del pressupost.

Al pressupost s’estableixen quines seran les despeses i inversions necessàries per executar el pla establert a la fase anterior, en funció dels ingressos disponibles. Això permet definir les partides destinades a cada departament o unitat de negoci així com el retorn que se n’espera.

Seguiment i informes de gestió.

Una altra de les tasques de l’equip d’analistes de FP&A és la monitorització de tots els indicadors relacionats amb el pla financer. Això permet la creació d’informes periòdics perquè els responsables tinguin informació sobre com evolucionen les accions i els resultats, i en funció de prendre noves decisions.

Els professionals de FP&A.

Com hem vist, l’equip de Planificació i Anàlisi Financera té un paper important en tot el procés, com no podia ser altrament. A més, han d’estar en contacte freqüent amb totes les àrees de l’empresa: operacions, màrqueting, vendes, comptabilitat, tresoreria, entre d’altres.

L’equip sol reportar el CFO (Chief Financial Officer), que sol prendre les decisions a nivell estratègic financer.

Com hem vist, entre les responsabilitats principals de l’equip de FP&A destaquen:

• Connectar lestratègia dalt nivell amb els plans operatius mitjançant la realització dels pressupostos anuals.
• Realitzar projeccions a curt i mitjà termini que facilitin la definició de plans dacció en funció dels objectius dalt nivell de lorganització.
• Assessorar la gerència sobre com millorar l’exercici, minimitzar el risc, detectar noves oportunitats, etc.
• Monitoritzar i analitzar els resultats actuals de la companyia.
• Participar en processos de fusions, adquisicions, investigacions de mercat, optimització de processos, desinversions, etc.

Totes aquestes tasques o moltes altres que realitza lequip requereixen de la gestió de grans quantitats de dades. Per això cal que s’utilitzin des de fulls de càlcul més o menys complexos fins a softwares més especialitzats que permeten l’automatització de tasques per a una major eficiència.

Com millorar l’exercici de l’equip de FP&A.

La dificultat més gran a l’hora de millorar l’eficiència dels processos de FP&A és la recopilació i el processament adequat de les dades. En augmentar la mida de l’organització, la quantitat i la complexitat de fonts d’informació fa que sigui pràcticament impossible fer aquesta tasca sense suport del departament de TI, però aquests no sempre ofereixen solucions en temps i forma.

Haver de salvar aquestes deficiències amb un tractament manual de la informació fa que el procés sigui molt més lent i tediós, i dispara la probabilitat que apareguin errors. Tot això afecta directament l’eficiència de la gestió financera de l’empresa.

La solució passa per invertir en un software adequat a les necessitats de planificació i anàlisi financera de l’empresa. El cost de no fer-ho pot ser en molts casos superior a la inversió necessària per a aquest tipus de solucions. Només ha de pensar en el cost del temps perdut pel seu equip en fer tasques repetitives i manuals.

Un bon software de FP&A ajuda a millorar l’eficiència del treball realitzat de tot l’equip de manera directa: tindran informació precisa en temps real, disposada de manera més amigable per al seu processament en comparació amb allò que un Excel pot oferir, i amb la possibilitat de creació d’informes més útils, ràpids i precisos tant pel CFO com per a la directiva.

Importància de la planificació i anàlisi financera.

Una empresa difícilment pot créixer sense una millora de la gestió financera. Conèixer el seu estat actual, definir la millor estratègia en funció de les pròpies dades i les de l’entorn, definir uns pressupostos apropiats, etc. És fonamental comptar amb un bon sistema que faciliti els processos de planificació i anàlisi financers.

A més de l’anterior, l’FP&A aporta altres beneficis com:

• Prediu els possibles riscos a què està exposat el negoci, dissenya un pla d’actuació en funció de la previsió, i determina quina acció cal dur a terme segons les noves necessitats del futur.
• Millora la presa de decisions basant-se en informes i dades financeres preses en temps real. Això, en un context canviant i volàtil, és clau perquè els equips dels diferents departaments puguin reconduir les desviacions respecte al pressupost i els resultats.
• Fa projeccions d’ingressos per adaptar-se a les condicions de cada moment i planificar noves accions que optimitzin el rendiment del negoci.
• Analitza si els recursos s’estan invertint segons els plans, i quina és la vostra disposició, tant ara com a futur.
• Revisa i estudia els processos comercials per identificar si estan aconseguint els objectius marcats quant a pressupostos i rendibilitat.
• Monitoritzeu el flux de caixa o cash Flow en temps real, per estar al dia dels ingressos i comprovar que s’està complint la planificació financera.
• Mesura tots els actius tangibles de l’empresa, més enllà del cash. Per exemple, maquinària, estoc, crèdits actius, etc. D’aquesta manera, és possible valorar si cal fer-los líquids o no.
• Estudia constantment la rendibilitat financera de cada departament i de l’empresa en conjunt, per determinar què cal dinamitzar.
• Duu a terme projeccions financeres i econòmiques de manera integral.

Aquests són alguns dels molts beneficis que aporta una planificació i anàlisi financera a una empresa. L’anàlisi de dades FP&A intenta aprofitar les oportunitats, així com evitar els riscos que puguin derivar en una crisi empresarial.

En definitiva, gràcies a la planificació i l’anàlisi financera es té accés a la informació clau a nivell corporatiu, de manera que es facilita la presa de decisions de tota l’empresa.

Software com a solució FP&A.

Hem vist que la planificació i l’anàlisi financera té multitud de beneficis per al negoci, però abordar-lo de manera manual és un procés complex i propens que es produeixin errors.

Tot i que els fulls de càlcul d’Excel segueixen sent l’eina més utilitzada per molts equips de finances, les organitzacions cada vegada fan front a un volum més gran de dades i una major complexitat de processos. Gestionar aquesta constant variabilitat amb un nivell de detall elevat és molt difícil a Excel, on acaba havent-hi errors manuals, inconsistència de dades o pèrdua d’informació.

Tot i tenir persones altament qualificades que amb prou feines cometin errors quan fan les operacions, cal fer-se les preguntes següents: quin cost té tot el temps que fan servir els experts financers a efectuar aquestes anàlisis?

Estem en una era de digitalització a tots els nivells, i el financer n’és també un. Comptar amb una eina de software FP&A que sigui capaç d’automatitzar i optimitzar la planificació i l’anàlisi financera és una cosa que pot generar molt de valor a les empreses.

Una solució FP&A millora notablement la gestió del departament financer perquè permet disposar d’una previsió contínua de manera ràpida, àgil, transparent i molt més dinàmica.

D’aquesta manera els líders podran comptar amb informació sobre la situació financera de l’organització en cada moment, cosa que els permetrà prendre les millors decisions atenent dades reals del business.

Conclusió.

A mesura que les empreses continuen creixent cap a versions més dinàmiques i més grans, la previsió financera serà cada vegada més difícil, ja sigui per un augment del negoci o per la creixent quantitat d’informació necessària per construir el model de previsió.

No obstant això, en implementar un procés de pronòstic i anàlisi continuada mitjançant solucions FP&A, les empreses estaran més ben preparades per afrontar els reptes amb més probabilitat d’èxit.

Un software FP&A permet als departaments financers extreure informació valuosa d’una manera ràpida i precisa, obtenir dades de forma eficient i en temps real, automatitzar moltes tasques i treballar de forma integrada amb altres eines empresarials com l’ERP o el CRM que s’utilitzi nivell corporatiu.

Una estratègia empresarial sòlida requereix una gestió financera fiable. Per això cal comptar amb una solució especialitzada de FP&A. Si vols més informació posa’t en contacte amb nosaltres i respondrem totes les teves preguntes de forma personalitzada.