Qué es FP&A y por qué es importante

En un contexto como el actual, donde la inestabilidad financiera y la volatilidad de los mercados están a la orden del día, es normal que cada día más empresas quieran mejorar su Planificación y Análisis Financiero (FP&A).

La planificación y análisis financiero dan soporte a la toma de decisiones de negocio y financieras de la organización.

Grosso modo, el FP&A se apoya en cuatro pilares: elaboración de presupuestos, planificación financiera, informes de gestión y estimación de escenarios.

Durante muchísimos años, los profesionales de las finanzas han usado plantillas de Excel como herramienta de análisis. Sin embargo, con la evolución de las nuevas tecnologías este procedimiento ha quedado algo obsoleto.

Hoy en día, existen alternativas mucho más específicas que las hojas de cálculo; son plataformas específicamente diseñadas para planificar y simular (Financial Planning, FP) o para Analizar y tomar decisiones (Analysis, A, sería la parte de Business Intelligence)

El propósito de este artículo es arrojar luz sobre los conceptos básicos de la Planificación y Análisis Financiero, así como la importancia de utilizar herramientas de software FP&A para tomar las mejores decisiones en las distintas áreas del negocio.

Qué es Planificación y Análisis Financiero (FP&A)

FP&A es el acrónimo de Financial Planning and Analysis. En español sería Planificación y Análisis Financiero.

La planificación y análisis financieros son las previsiones sobre los estados financieros de la empresa al completo (Cuenta de Resultados, Balance, Tesorería, Cash Flow), así como las comparativas y análisis de la situación actual respecto al histórico o el rendimiento de la empresa sobre la previsión anterior.

El pronóstico también proporciona una foto a la Dirección y Gerencia sobre la evolución de los planes e inversiones estratégicas de la organización.

Por tanto, la planificación FP&A trata de optimizar la gestión financiera, ayudando a los ejecutivos en la toma de decisiones y dando paso a una estrategia basada en datos confiables y objetivos.

Los profesionales de FP&A

El equipo de Planificación y Análisis Financiero suele reportar directamente al CFO (Chief Financial Officer) y está en contacto frecuente con todas las áreas de la empresa: operaciones, marketing, ventas, contabilidad, tesorería, entre otras.

Su tarea es pronosticar las finanzas de la empresa, por tanto, han de conocer el desempeño histórico de la compañía y comprender las tendencias clave que podrían afectar al desempeño futuro.

A continuación, exponemos cuáles son las responsabilidades específicas del equipo FP&A.

Presupuestación y previsión

El principal cometido de FP&A es conectar el plan estratégico realizado por Dirección con la situación real de la empresa.

Es decir, que Gerencia diseña un plan para los próximos 2, 3 o 5 años, y el equipo FP&A se encarga de crear un plan operativo y financiero anual que permita lograr el plan estratégico a largo plazo.

Asesoramiento en las decisiones

Además de pronosticar, el equipo FP&A también asesora a Gerencia sobre cómo mejorar el desempeño, minimizar el riesgo o detectar nuevas oportunidades, tanto a nivel interno como externo.

En este sentido, es habitual que lleve a cabo un libro mensual para el CFO con la suficiente información para optimizar el rendimiento o alcanzar los objetivos.

Más funciones específicas

El equipo FP&A también trabaja en otros proyectos más concretos, como pueden ser las fusiones y adquisiciones, la optimización de procesos, la investigación de mercado o la asignación de capital, entre otros.

Importancia de la planificación y análisis financiero

La Planificación y Análisis Financieros aporta multitud de beneficios para cualquier empresa, veamos algunos de ellos:

  • Predice los posibles riesgos a los que está expuesto el negocio, diseña un plan de actuación en función de la previsión, y determina qué acción hay que llevar a cabo según las nuevas necesidades del futuro.
  • Mejora la toma de decisiones basándose en informes y datos financieros tomados en tiempo real. Esto, en un contexto cambiante y volátil, es clave para que los equipos de los diferentes departamentos puedan reconducir las desviaciones con respecto a presupuesto y resultados.
  • Realiza proyecciones de ingresos para adaptarse a las condiciones de cada momento y planificar nuevas acciones que optimicen el rendimiento del negocio.
  • Analiza si los recursos se están invirtiendo según los planes, y cuál es su disposición, tanto ahora como a futuro.
  • Revisa y estudia los procesos comerciales, para identificar si están consiguiendo los objetivos marcados en cuanto a presupuestos y rentabilidad.
  • Monitorea el flujo de caja o cash Flow en tiempo real, para estar al día de los ingresos y comprobar que se está cumpliendo la planificación financiera.
  • Mide todos los activos tangibles de la empresa, más allá del cash. Por ejemplo, maquinaria, stock, créditos activos, etc. De este modo, es posible valorar si conviene hacerlos líquidos o no.
  • Estudia constantemente la rentabilidad financiera de cada departamento y de la empresa en conjunto, para determinar qué conviene dinamizar.
  • Lleva a cabo proyecciones financieras y económicas de manera integral.

Estos son algunos de los muchos beneficios que aporta una planificación y análisis financieros en una empresa.

Por tanto, el análisis de datos FP&A trata de aprovechar las oportunidades, así como evitar los riesgos que puedan derivar en una crisis empresarial.

En definitiva, gracias a la planificación y análisis financiero se tiene acceso a la información clave a nivel corporativo, de manera que se facilita la toma de decisiones de toda la empresa.

 

Software como solución FP&A

Hemos visto que la planificación y análisis financiero tiene multitud de beneficios para el negocio, pero abordarlo de manera manual es un proceso complejo y propenso a cometer errores.

Aunque las hojas de cálculo de Excel siguen siendo la herramienta más utilizada por la mayoría de los equipos de finanzas, para las organizaciones más grandes, a medida que ingresan nuevos datos, esta es una tarea compleja para Excel, que rápidamente se vuelve difícil de manejar, es propenso a errores y poco transparente.

Aunque las hojas de cálculo de Excel siguen siendo la herramienta más utilizada por muchos equipos de finanzas, las organizaciones cada vez hacen frente a un mayor volumen de datos y una mayor complejidad de procesos; gestionar esta constante variabilidad con un nivel de detalle elevado es muy difícil en Excel, donde terminan habiendo errores manuales, inconsistencia de datos o pérdida de información.

Aun teniendo a personas altamente cualificadas, que apenas cometan errores cuando realizan las operaciones, cabe hacerse las siguiente pregunta: ¿qué coste tiene todo el tiempo que emplean los expertos financieros en efectuar dichos análisis?

Esta cuestión nos lleva a valorar la posibilidad de implementar una herramienta de software FP&A para automatizar y optimizar la planificación y análisis financieros.

Una solución FP&A mejora notablemente el departamento financiero porque le permite disponer de una previsión continua de manera rápida y ágil.

De esta manera, los líderes podrán interpretar, en cada momento, los informes sobre la situación financiera de la organización, lo que, a su vez, les permitirá rediseñar los planes atendiendo a las tendencias del business.

Por todas estas razones, hacer uso de una herramienta de planificación financiera es mucho más efectivo que usar Excel, por ejemplo.

Conclusión

A medida que las empresas continúan creciendo hacia versiones más dinámicas y de mayor tamaño, la previsión será cada vez más difícil, ya sea por un aumento del negocio o por la creciente cantidad de información necesaria para construir el modelo de previsión.

Sin embargo, al implementar un proceso de pronóstico y análisis continuo, mediante soluciones FP&A, las empresas estarán mejor preparadas para afrontar los retos con mayor probabilidad de éxito.

El software FP&A es un modelo que optimiza la gestión financiera de la organización, porque permite a los departamentos financieros extraer información valiosa de una manera rápida y precisa.

Las herramientas FP&A obtienen datos de manera eficiente y en tiempo real, automatizando muchas tareas y trabajando en colaboración con otras herramientas empresariales como el ERP o el CRM que se utilice a nivel corporativo.

¿Quieres saber más sobre FP&A? Ponte en contacto con nosotros y responderemos a todas tus preguntas de forma personalizada.

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