La contabilidad intercompany es una parte muy importante y necesaria en la expansión de un negocio, pero a la vez es un gran reto para los equipos financieros. Por eso cada vez más empresas buscan soluciones que simplifiquen tareas como la reconciliación de cuentas entre compañías y así mejorar la eficiencia en su gestión financiera.
En este artículo te hablamos precisamente de esto: cuáles son los principales problemas en los procesos de reconciliación intercompanies que impiden llegar al cierre a tiempo y cómo superarlos.
Qué es la reconciliación intercompanies.
La reconciliación intercompanies es la verificación de las operaciones y transacciones entre empresas vinculadas, es decir, que pertenecen a la misma matriz. Bajo este concepto entran divisiones, empresas subsidiarias, franquicias o unidades que son empresas independientes pero propiedad de una misma organización.
Desde el punto de vista financiero de la organización matriz, las operaciones comerciales entre las empresas subsidiarias, es decir, sus pérdidas o ganancias, no deberían reflejarse en la consolidación de los estados financieros, ya que realmente no son beneficios generados por clientes externos.
Estas operaciones intercompany pueden incluir la compraventa de productos y servicios, préstamos, comisiones o royalties, dividendos, facturación compartida, etc.
Lo mismo aplica para las operaciones puramente financieras, que afectan al activo o al pasivo de las subsidiarias (o la matriz), como por ejemplo préstamos intercompañía, cesión de activos o licencias o, por supuesto, la propia inversión en participaciones de la compañía matriz de cada subsidiaria.
En una economía cada vez más globalizada, la contabilidad intercompanies es cada vez más común, y la falta de medios y precisión en su gestión puede generar errores y por tanto retrasos y problemas en los cierres.
Principales desafíos de la reconciliación intercompanies.
Un problema común en las finanzas intercompany es que las diferentes empresas gestionan sus finanzas de forma diferente.
Es habitual que las empresas no tengan el mismo sistema IT (diferentes software ERP o software financiero, por ejemplo) o que incluso alguna de ellas no use estos software y gestione sus finanzas mediante hojas de Excel.
Incluso si utilizan el mismo sistema, las empresas pueden tener estructuras contables separadas, lo que supone un problema en la identificación y por tanto el tratamiento de este tipo de operaciones.
Todo esto lleva a que los datos financieros estén llenos de inconsistencias, lo que implica que será necesaria una intervención manual para unificar las cuentas. Esto requerirá una gran cantidad de tiempo del equipo de finanzas, en el mejor de los casos. En el peor: estrés, burnout y retrasos que pueden generar incluso problemas legales a la empresa.
Además, la reconciliación intercompanies es una tarea muy compleja que requerirá la atención de miembros experimentados del equipo financiero, lo que hace que el coste en recursos se dispare.
Hay otros factores que también pueden generar problemas a la hora de hacer la reconciliación. Por ejemplo, hay organizaciones que centralizan estas tareas en la organización matriz, lo que puede dificultar la labor para el resto de las empresas filiales. También pueden existir barreras idiomáticas, culturales, de timming y financieras (como cambios de divisa) que no aportan sino más complejidad al proceso.
Cómo superar las dificultades de la reconciliación intercompanies.
Para que la reconciliación intercompanies no se convierta en una pesadilla es necesario optimizar diferentes ámbitos dentro de la empresa, desde las herramientas a los procesos pasando por la propia información, como te explicamos a continuación.
Identificar y tratar la información financiera de forma común.
Como hemos visto, las empresas pueden tener diferentes software o estructuras contables, lo que implica categorizar y etiquetar las transacciones de formas diferentes.
Esto genera una discrepancia en los datos que requiere de una gran cantidad de tiempo de los equipos financieros para su solución y que, además, es origen de multitud de errores.
Utilizar una política financiera común elimina esta necesidad de revisar y adaptar todas las transacciones. Usar un software adecuado permite incluir reglas de coincidencia para automatizar esta tarea, de forma que los equipos financieros solo tendrán que atender aquellos casos en los que existe algún tipo de problema, y no todas y cada una de las cuentas.
Establecer procedimientos estándar entre las empresas.
La identificación común de los datos es solo el primer paso para establecer unos procedimientos estándar para todas las empresas del grupo.
Tener datos y procedimientos comunes permite automatizar muchas de las tareas tediosas y monótonas que consumen tiempo a los equipos financieros. Esto además tiene otra consecuencia: una reducción importante de errores derivados del tratamiento manual de los datos.
Un ejemplo de aplicación de esta idea sería definir un proceso para la identificación de las transacciones intercompany, de forma que siempre se use el mismo rango de cuentas contables, o se emplee un campo adicional para identificar la sociedad contra la que se está haciendo dicha operación (mediante un código único de sociedad).
Los procedimientos claros y definidos permiten establecer controles y aprobaciones allá donde sea necesario, definir vías para la gestión y resolución de las posibles discrepancias, etc. Todo esto facilita la comunicación entre las empresas, eliminando el caos de emails y llamadas que normalmente sería necesario para encontrar respuestas a las discrepancias de los datos.
Homogenización e integración de los datos.
Uno de los principales problemas en la reconciliación intercompanies aparece cuando los sistemas IT de cada una generan datos no compatibles. Esto implica que los datos de cada filial deben revisarse y adaptarse para poder ser integrados en los sistemas de la matriz.
Utilizar un software financiero que sea capaz de integrar los datos de todos esos ERP sin necesidad de un tratamiento previo hace que el proceso de reconciliación sea mucho más eficiente, seguro, genere menos errores y ofrezca más transparencia a todas las organizaciones.
Automatizar el proceso de reconciliación.
Hacer un tratamiento manual de cientos de hojas de cálculo es tedioso, poco eficiente, supone desperdiciar una cantidad importante de recursos y además no garantiza datos 100% fiables.
Un software financiero que tenga capacidades de tratamiento intercompany permite realizar muchas partes del proceso de forma automática, ya sea identificando las transacciones por código o por cuenta contable intercompany, buscando importes equivalentes y cruzados entre empresas, o mostrando alertas cuando los balances intercompany no estén cuadrados, entre otros ejemplos.
Todo ello ayuda a que los equipos financieros solo tengan que actuar sobre las excepciones y las transacciones no cuadradas, mientras que el software reconcilia todo lo demás.
Optimiza tus procesos con un software financiero adaptado a tus necesidades.
La reconciliación intercompanies es uno de los procesos que más recursos (tiempo, dinero y energía) requiere para muchas empresas. Como hemos visto, existen soluciones que permiten aliviar esto para que todo ese esfuerzo pueda dirigirse a tareas que generen un mayor beneficio a la organización.
Si te interesa conocer una solución de este tipo para mejorar tu eficiencia operacional tanto en la reconciliación intercompanies como en otros procesos financieros clave, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
