La gestió de revisions de maquinària, instal·lacions o equips és una d’aquelles tasques que, tot i ser obligatòria, en molts casos encara es fa mitjançant processos manuals: formularis en paper, fulls de càlcul inconnexos o carpetes amb informes que es converteixen en un malson quan arriba una auditoria.
A Holistic Data Solutions hem desenvolupat una solució sobre monday.com que transforma aquest procés tradicional en un flux completament digital, àgil i automatitzat. L’anomenem Llibre de revisions, i està pensada per facilitar la gestió de revisions sota la normativa de Prevenció de Riscos Laborals (PRL).
Aquí t’expliquem en què consisteix i com et pot ajudar a centralitzar la informació, reduir tasques manuals i assegurar la traçabilitat total de cada inspecció.
El repte de gestionar revisions en entorns industrials i d’alta complexitat.
En sectors industrials, energètics, logístics o de fabricació, cada planta pot tenir centenars o milers d’elements que requereixen revisió periòdica: maquinària, equips elèctrics, extintors, sistemes de ventilació, eines, infraestructures crítiques i un llarg etcètera.
Sense una eina adequada, la gestió d’aquestes revisions es converteix en un pou de temps: formularis en paper que després cal digitalitzar, registres duplicats o perduts, retards en les accions correctives, manca d’evidències davant d’auditories o inspeccions, etc.
La solució Llibre de revisions de Holistic, construïda sobre monday.com, permet resoldre tots aquests problemes de manera simple, digitalitzant tot el procés de principi a fi en un únic entorn visual i col·laboratiu.
Una solució integrada per al control de revisions de maquinària i PRL.
A continuació t’expliquem com funciona la nostra solució.
Revisió directa dels equips.
El procés s’inicia amb el responsable de PRL, que des de monday.com genera un codi QR únic per a cada equip o instal·lació a revisar. Aquest codi s’imprimeix en format adhesiu i es col·loca físicament sobre l’element corresponent.
A partir d’aquell moment, cada tècnic encarregat de fer la revisió només necessita escanejar el codi QR amb el mòbil o la tauleta. En fer-ho, accedeix a un formulari digital connectat directament amb monday.com, on pot registrar totes les dades requerides per a aquell element: data, responsable, estat, observacions, fotografies o qualsevol altre camp.
Tota aquesta informació es desa a l’instant a la plataforma, sense passos intermedis, sense risc de pèrdua i sense necessitat de dedicar més temps al bolcat posterior de la informació a la base de dades. Això suposa un estalvi de temps enorme i assegura la traçabilitat i la fiabilitat completa de les dades.
Automatització d’accions preventives i correctives.
Gràcies a les funcionalitats natives de monday.com, el flux es pot configurar per llançar accions automàtiques segons el resultat de cada revisió:
- Si un element es marca com a defectuós, el sistema envia un avís automàtic per correu al responsable de l’equip o de l’àrea.
- Si cada cert nombre de revisions s’ha de realitzar una acció específica (per exemple, una calibració o una auditoria tècnica), monday.com pot generar recordatoris automàtics al tècnic corresponent.
- Si la revisió ha de ser auditada o aprovada per un superior, el flux pot incloure un pas de validació amb signatura digital o aprovació dins del tauler.
D’aquesta manera, el procés esdevé proactiu, ja que el sistema avisa abans que hi hagi retards, incidències o incompliments de la normativa de PRL.
Digitalització de les inspeccions prèvies a l’ús.
En diverses indústries es fan verificacions ràpides abans d’utilitzar eines, equips o vehicles per assegurar-ne el bon estat. En molts casos, aquests processos es fan en paper in situ i acaben convertint-se en piles de documents que cauen en l’oblit, sense traçabilitat ni aprofitament de la informació.
La digitalització d’aquest procés mitjançant la nostra solució permet que cada operari pugui fer la inspecció prèvia a l’ús des del mòbil o la tauleta. El resultat es registra automàticament al sistema i es pot visualitzar a l’instant des del panell principal.
Així, aquestes inspeccions deixen de ser un “tràmit” i passen a ser una eina activa de la gestió preventiva, ja que permeten saber en temps real si la inspecció s’ha fet, generen una alerta automàtica en cas de detectar una incidència i, en definitiva, reforcen la seguretat i la fiabilitat sense augmentar el temps que els operaris dediquen a aquesta tasca.
Anàlisi i control a través de panells visuals.
Totes les revisions s’emmagatzemen en un tauler central i es resumeixen en un quadre de comandament visual dins de monday.com. Des d’aquest panell, els responsables de PRL poden consultar, entre d’altres:
- Total de revisions realitzades i pendents.
- Freqüència de revisió per tipus d’equip o ubicació.
- Elements amb defectes recurrents o incidències obertes.
- Equips infra revisats o amb retards.
- Estat de les accions preventives o correctives activades.
Aquesta anàlisi permet detectar tendències, prioritzar recursos i disposar d’evidències clares per a auditories internes o externes, reduint dràsticament el temps de preparació d’informes.
Una eina flexible i adaptable per a diferents sectors.
Tot i que el cas d’ús principal se centra en la Prevenció de Riscos Laborals (PRL) i el manteniment industrial, la flexibilitat del sistema el fa aplicable a molts altres escenaris, com ara:
- Hostaleria: control de neteja d’habitacions, zones comunes o lavabos.
- Serveis tècnics: inspeccions periòdiques d’instal·lacions elèctriques, ascensors o climatització.
- Facility management: control de l’estat d’edificis o infraestructures.
- Inspeccions prèvies a l’ús: ja esmentades abans i presents en diversos sectors com construcció, manufactura, transport, logística, etc.
En tots els casos, el principi és el mateix: cada element té el seu codi QR, cada revisió genera un registre instantani a monday.com i el sistema s’encarrega d’automatitzar notificacions i informes.
Avantatges del Llibre de revisions de Holistic.
La nostra solució permet que les empreses puguin gaudir directament dels beneficis següents:
- Digitalitzar un procés típicament manual, eliminant el paper i reduint errors de registre.
- Centralitzar tota la informació en un únic entorn segur i accessible.
- Automatitzar accions preventives i correctives, reduint els temps de resposta.
- Facilitar auditories i certificacions en disposar de traçabilitat completa.
- Optimitzar recursos, ja que a nivell de llicència només és necessària per a l’equip de PRL, i els tècnics de camp no necessiten llicència de monday.com per accedir al formulari mitjançant el QR.
- Detectar patrons i incidències recurrents mitjançant informes automàtics.
- 100 % adaptable: cada flux es dissenya segons els protocols, la freqüència i la jerarquia d’aprovació de cada empresa.
Com pots veure, el mòdul “Llibre de revisions” substitueix el caos de formularis i fulls de càlcul per un sistema àgil, col·laboratiu i traçable, dissenyat per adaptar-se a la realitat de cada client.
monday.com: la base tecnològica que fa possible la digitalització.
monday.com proporciona l’entorn ideal per a aquesta solució gràcies al seu enfocament visual i modular. La seva capacitat per integrar formularis, automatitzacions i panells interactius permet construir un procés complet sense necessitat de desenvolupar un nou programari a mida.
A més, la plataforma ofereix integracions natives amb correu, calendaris, ERP i Power BI, facilitant que les dades de les revisions es connectin amb altres sistemes corporatius.
Holistic Data Solutions: el teu partner per a la digitalització.
A Holistic Data Solutions treballem sota la premissa que no existeixen solucions universals. Cada empresa té la seva estructura, la seva normativa interna, les seves freqüències de revisió i el seu nivell de digitalització. Per això, sempre adaptem les nostres solucions a la realitat de cada client, integrant-les amb els seus sistemes i fluxos de treball.
Com a partners oficials de monday.com, aportem la nostra experiència en configuració, automatització i integració de processos, assegurant que cada solució es desplegui de manera àgil, eficient i amb impacte real.
La revisió d’equips i el compliment de la normativa de PRL ja no han de dependre de processos lents, manuals o difícils d’auditar. Amb la solució Llibre de revisions, la teva empresa pot digitalitzar tot el procés, automatitzar alertes i disposar de traçabilitat completa, amb un ús mínim de llicències i una implantació ràpida.
Si vols saber com Holistic Data Solutions pot ajudar-te a adaptar aquesta solució als teus processos de revisió, manteniment o compliment normatiu, contacta amb nosaltres.
Articles Relacionats
En un context com l'actual on la inestabilitat financera i la volatilitat dels mercats són tan presents, és normal que [...]
La gestió operativa al sector retail és complexa per moltes raons: la quantitat de factors a considerar, els canvis de [...]
Estem vivint una època de revolució digital: intel·ligència artificial, metavers, bessons digitals, automatització de processos… Aquestes i moltes altres tecnologies [...]
