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4 desafíos de la planificación y el reporting en retail y cómo superarlos

La gestión operativa en el sector retail es compleja por muchas razones: la cantidad de factores a considerar, los cambios de tendencias o de temporada, la gran diversidad de stock, la variabilidad en la demanda, etc.

La cantidad de información que es necesario manejar para tener todo controlado llega a ser abrumadora, lo que supone un importante desafío para los retailers.

Por eso en este artículo exploramos 4 desafíos en la operativa retail relacionados con la planificación y el reporting, y cómo una solución de Business Intelligence, Planning e Inteligencia Artificial (IA) puede ayudarte a superarlos fácilmente.

Recopilar, centralizar y analizar todos los datos del negocio

En retail, los datos son la piedra angular del éxito. Una adecuada gestión y análisis de los mismos, incluyendo tendencias, comportamiento del cliente, ventas, etc., permite tomar decisiones más informadas y mejorar los resultados del negocio.

Pero la cantidad de datos es tan abrumadora (temporadas, rebajas, colecciones, granularidad de los artículos, etc.) que es necesario contar con una herramienta adecuada para gestionarlos y convertirlos en información accionable y útil para tomar decisiones.

En muchos casos hay barreras que impiden que esto ocurra, por ejemplo si los datos no se recogen de forma adecuada, no se integran entre diferentes software y herramientas o si forman islas de datos no compartidos entre departamentos, entre otras razones. 

La solución pasa por contar con un sistema de reporting automatizado que recopile y sea el punto central de información para toda la organización, que integre canales tanto online como offline, que permita diferenciación por artículo y puntos de venta (área geográfica o tipo de tienda) y que ofrezca de forma clara todos los KPIs claves del negocio (tasa de conversión, ticket medio, comparativas entre puntos de venta, etc.).

Lograr una planificación de alto nivel ágil y colaborativa

El Merchandise Financial Planning (MFP) es la planificación que define las líneas maestras y objetivos de alto nivel. Históricamente, este plan consistía en intentar anticipar la demanda en base a la temporada anterior y asegurar un stock que la cubriera, todo ello dentro de los objetivos financieros, algo que se hacía en hojas de cálculo tras un arduo trabajo de días o semanas.

En el mundo actual esta forma de proceder se ha quedado obsoleta. Los procesos deben ser más ágiles y colaborativos para adaptarse a las necesidades cambiantes del entorno y facilitar una toma de decisiones informadas, no en base a percepciones subjetivas o intuiciones.

Una planificación realizada sin la profundidad ni la contribución global de todos los usuarios clave puede conducir a una mala anticipación de una temporada, haciendo que el stock sea excesivo (con los costes asociados que esto tiene) o que se rompa en los artículos más demandados (limitando los beneficios).

Una solución de Planning MFP permite una planificación más ágil a múltiples niveles y por múltiples usuarios concurrentes. Este nuevo enfoque ahorra mucho tiempo a los equipos, tiempo que puede dedicarse a generar más valor, como analizar y definir el mejor plan para alinear el MFP con los objetivos de ventas.

Las soluciones de retail planning permiten realizar análisis top-down y bottom-up para asegurar que la planificación de alto nivel queda alineada con los objetivos, llegando a niveles tan detallados como tienda, modelo-color o incluso SKU, algo donde las tradicionales hojas de cálculo no llegan.

Realizar estimaciones de venta precisas y mejorar la experiencia del cliente

La estimación de ventas es una parte importante tanto para la gestión de los stocks como para asegurar una gran experiencia de cliente.

Los cambios de demanda cada vez se producen más rápido, por lo que es necesario contar con datos que ayuden a realizar previsiones más allá de los números de ventas del año anterior, algo en lo que los modelos predictivos basados en inteligencia artificial pueden ayudar.

Además, los consumidores cada vez demandan experiencias de compra más personalizadas, lo que requiere tener la capacidad de analizar su comportamiento para así ofrecer recomendaciones que sean relevantes para ellos.

Una solución BI + IA puede ayudar a recopilar y analizar multitud de datos de los clientes, segmentar audiencias (en base a su historial, preferencias, ubicación geográfica, etc.) y ofrecer promociones personalizadas que aumenten tanto la satisfacción del cliente como las ventas.

Realizar una gestión de stock eficiente en almacén y tienda

Otro de los grandes desafíos es la gestión del stock tanto a nivel de almacén como de tienda (allocation & replenishment).

Los cambios en la demanda, las tendencias, el lanzamiento de productos nuevos y otras vicisitudes propias del sector hacen que sea complicado anticipar el stock adecuado, tanto en tienda como en almacén. Por eso, como decíamos en el apartado anterior, tener una buena capacidad predictiva es clave también para la gestión de stocks, aunque esto es sólo el punto de partida.

Las soluciones de Planning + IA permiten conectar las predicciones de demanda con la planificación del stock central (almacén) para así estimar cuál sería su impacto. Esto, junto con una solución de planificación de stock central, ayuda anticipar los momentos de compra de mercancía (OTB, Open To Buy) y a planificar los descuentos mid-season y las rebajas, minimizando stock y maximizando el margen.

A nivel de tienda, enlazar los modelos predictivos detallados por región/tienda con una solución de replenishment permite anticipar, planificar e incluso simular los envíos a tiendas (desde almacén o desde otro punto de venta). Esta combinación de planning + IA ayuda a prevenir roturas de stock (ya que cualquier cambio de tendencia o patrón de consumo se podrá detectar a tiempo), reducir los plazos de reposición y envíos y minimizar los costes asociados al transporte de las mercancías.

Te ayudamos a desplegar un sistema BI a medida de tus necesidades 

Si hablamos de retail, la mejor opción es contar con una solución creada a la medida del negocio. Las herramientas parciales u hojas de cálculo compartidas que generan información de mala calidad no ayudan a tomar decisiones informadas a nivel operativo.

Una solución completa y que combine Business Inteligence, Planning e IA te permite superar todas estas dificultades, aportando un gran valor en toda la cadena de suministro: reduciendo el esfuerzo necesario para crear informes útiles, facilitando un entendimiento más profundo del rendimiento tanto de tiendas como de productos, y liberando tiempo para que los equipos puedan dedicarlo a análisis que generen más valor.

De esta forma se puede realizar una mejor planificación operacional y medir todos los KPIs en una única herramienta, integrando toda la información end-to-end. 

La planificación en retail, por su naturaleza, se puede beneficiar mucho de la analítica de datos y la aplicación de Inteligencia Artificial. Si tienes alguna pregunta o te interesa tener más información sobre cómo podemos ayudarte a mejorar tu operativa retail, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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