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Merchandise Financial Planning: cómo desarrollarlo de forma ágil y eficiente

El entorno de los negocios retail es muy complejo, por eso una planificación eficiente que agilice la operativa es cada vez una mayor ventaja competitiva. En este sentido, el Merchandise Financial Planning tiene un especial protagonismo, razón por la que en este artículo te hablamos de cómo esta planificación financiera puede ayudar a tu organización y cómo puedes desarrollarla de forma eficiente.

¿Qué es el Merchandise Financial Planning?

El Merchandise Financial Planning o MFP es un proceso que busca alinear los objetivos financieros de alto nivel de la compañía (presupuestos) con el plan táctico a nivel merchandise.

Su objetivo es determinar el presupuesto de venta y margen para el siguiente periodo (ya sea año, temporada, etc.) incorporando las variables de merchandise necesarias (colecciones, productos, canales, países, etc.) para con ello definir las necesidades de compra.

En muchos casos el MFP es el primer presupuesto que se realiza ya que permite definir y gestionar qué se venderá, dónde y cuándo, a diferentes niveles de granularidad.

Debido a su propósito múltiple, un merchandise financial planning suele incluir:

  • Plan estratégico financiero: que define a alto nivel las ventas y margen objetivo para un periodo.
  • Plan Top-Down: que aumenta el nivel de detalle del plan estratégico hasta llevarlo a un nivel con un sentido de negocio, ofreciendo:
    • Más detalle a nivel territorial
    • Granularidad por canal de venta
    • Datos a un nivel más bajo de la jerarquía de producto (colección, subfamilia, marca, etc.)
    • Incluyendo parámetros clave como descuentos globales y rebajas

Desafíos a la hora de hacer un Merchandise Financial Planning.

El fundamento que hay detrás de este proceso es simple y ha estado ahí desde hace décadas: anticipar la demanda para planificar las necesidades de inventario respetando la capacidad financiera.

El desafío es que en una realidad tan compleja como la actual, este “sencillo” objetivo es difícil de ejecutar. Especialmente si la gestión financiera depende de información que está repartida en hojas de cálculo y cualquier cambio necesita ser reflejado en diferentes lugares.

Esta situación puede generar muchos problemas a la hora de desarrollar un MFP, entre ellos:

  • Los equipos financieros pueden necesitar semanas para recolectar, organizar y analizar todos los datos necesarios para la elaboración del plan.
  • Al trabajar de forma manual pueden aparecer errores en los datos que en la práctica se traducen en excesos de inventario o ruptura de stock de los ítems más vendidos.
  • Las previsiones carecerán de precisión, lo que provoca que las decisiones que se tomen no sean las mejores o dependan de sesgos que pueden comprometer la rentabilidad.
  • Además, todo ello supondrá una carga de trabajo importante para los equipos, ya que cualquier ajuste es complicado y requerirá de largos plazos para llevarse a cabo.

El retail actual es muy exigente: productos con ciclos de vida muy cortos, altas frecuencias de actualización, con órdenes de producción que se deben planificar con meses de anticipación, interrupciones en las cadenas de suministro, etc. Es un sistema complejo con muchas piezas móviles que dificultan la gestión, por lo que es necesario apoyarse en herramientas específicas para lograr mejores resultados.

Por qué es importante contar con soluciones de planificación sólidas en retail.

Para crear un MFP efectivo es necesario contar con un sistema que se encargue de gestionar los datos y de crear un proceso de planificación ágil y colaborativo.

Esto permite a las organizaciones planificar un año o una temporada tanto a alto nivel como a un cierto nivel de detalle, involucrando las personas clave de la compañía e incluso creando múltiples escenarios, todo ello en cuestión de horas o días. De esta forma, los equipos dejan de perder el tiempo nadando en datos para dedicarse más a su planificación e impacto futuro, generando así planes de acción más efectivos.

Una herramienta de planificación retail robusta permite trabajar a cualquier nivel de granularidad en tiempo real para generar presupuestos iniciales que ya no sean solo propiedad del equipo financiero, sino que sean un trabajo que combine la visión global de finanzas con el detalle de los equipos de merchandise.

Además, como decíamos al principio, el MFP juega también un papel importante in-season, ya que permite entender y evaluar los resultados reales respecto a los objetivos marcados. Integrar el proceso de MFP en una solución global permite realizar un seguimiento de ventas y margen Vs el presupuesto inicial previsto a inicio de año/temporada, todo en un mismo entorno.

Ventajas que ofrecen los software de planificación retail:

Además de todo lo que acabamos de mencionar, contar con una solución de planificación a medida para tu negocio retail te ayudará a:

  • Aumentar los márgenes de beneficio, reduciendo el desperdicio gracias a una mejor previsión de las ventas a precio completo en todos los productos, categorías y canales. Además, una planificación bien ejecutada garantiza un buen uso de los recursos, evitando sobreinversión en inventario y optimizando el cash Flow.
  • Mejorar la flexibilidad y agilidad a la hora de tomar decisiones en función de factores externos. Además, esta agilidad permite también realizar previsiones con más frecuencia para asignar lotes más pequeños de forma precisa, lo que aumenta el flujo de caja disponible.
  • Mejorar la calidad laboral de los equipos, ya que reduce el estrés generado por el intenso y laborioso trabajo que supone lidiar con decenas de hojas de cálculo llenas de errores o información desactualizada.
  • Generar un entorno de trabajo más colaborativo, donde los diferentes usuarios y equipos hacen su contribución desde su área de responsabilidad, resultando un presupuesto inicial que combina las visiones y expertise de finanzas + merchandise.
  • Obtener informes más específicos y profundos, ya que puedes introducir variables regionales y/o promocionales para enriquecer el análisis: calendarios diferentes por áreas, promociones por país, dividir entre venta full-price, discounted y sales, etc.
  • Ahorrar en tiempo y recursos gracias a la eficiencia del software, lo que te permite liberar personal para tareas más importantes como el análisis estratégico.

Agiliza tu proceso de Merchandise Financial Planning.

Es momento de dejar atrás el caos de las hojas de cálculo y transformar tus procesos de planificación. Ayudarte de una solución a medida te permitirá centrarte en lo realmente importante: interpretar la información y usarla para tomar decisiones.

El Merchandise Financial Planning aglutina datos de diferentes equipos a diferentes niveles, algo que es complejo de conciliar. Usar un software específico de planificación permite una mayor colaboración para así lograr planes más refinados, eficientes y basados en datos de calidad.

En un entorno retail cada vez más dinámico y competitivo, la capacidad de maximizar la eficiencia en la gestión se convierte en un diferenciador clave. Adoptar una solución de software sólida no solo representa una inversión en eficiencia, precisión y agilidad, sino también en la sostenibilidad y el crecimiento futuro.

Si buscas un partner especialista que te ayude en esto, no dudes en contactar con nosotros.

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