La consolidación financiera es un proceso que puede absorber mucho tiempo y recursos. Las empresas que lo realizan de forma manual llegan a un punto en el que descubren que seguir usando hojas de Excel y cálculos manuales no es sostenible, ya que produce importantes retrasos y la aparición de errores.
La solución pasa por automatizar la consolidación financiera utilizando un software específico. Un proceso sencillo que ofrece diversos beneficios que queremos compartir contigo en este artículo.
Automatizar la consolidación financiera: por qué es buena idea.
Para muchos departamentos financieros el cierre del año es el pistoletazo de salida para uno de los periodos más frenéticos de actividad: cierre del ejercicio, cuentas anuales, cuentas e informe de gestión consolidados… y todo ello con una fecha límite que nunca es suficiente.
También hay grupos empresariales donde la consolidación de cuentas se hace de forma más frecuente (trimestral o incluso mensual), siendo tareas a las que hay que dedicar muchos recursos.
Las empresas pueden afrontar esto de dos formas. Una es dedicando gran cantidad de tiempo y esfuerzo, solucionando errores continuamente y soportando una fuerte carga de estrés. Esto sucede especialmente cuando cada sociedad del grupo trabaja con un plan de cuentas distinto, con hojas de cálculo con su propio formato o usando documentos compartidos donde se multiplican los errores humanos y que demandan mucho tiempo para su revisión y homogenización.
La otra forma es mucho más tranquila y segura: empleando un software que se encargue de gran parte del proceso haciendo que sea una tarea mucho más liviana y fiable. Esto es algo que está al alcance de cualquier departamento financiero gracias a la automatización de la consolidación financiera.
Hoy en día existen muchas opciones de software de consolidación financiera (como LucaNet), que permiten optimizar el proceso para que sea mucho más eficiente, organizado y seguro. Y lo más importante: ahorrando una gran cantidad de tiempo a los equipos y directores financieros.
La automatización de la consolidación financiera puede ofrecer estos y muchos otros importantes beneficios a las empresas. Vamos a ver algunos de ellos.
Ventajas de automatizar la consolidación financiera.
Ahorra tiempo y reduce la carga de trabajo de los directores financieros.
Una de las principales ventajas de la automatización de la consolidación es su sencillez y el ahorro de tiempo que conlleva.
El software puede importar los datos directamente desde otros sistemas de la empresa como ERPs o incluso Excels, agregarlos en un repositorio común bajo un mismo plan contable corporativo y prácticamente hacer el proceso de consolidación de forma automática. Como consecuencia, todos los plazos de tiempo se reducen y los pasos para completar la consolidación, validación y certificación de las finanzas del negocio se reducen drásticamente.
Los directores y controllers financieros verán cómo se libera para ellos una gran cantidad de tiempo que podrán emplear en otras tareas más importantes como analizar la posición financiera o de liquidez del grupo, estudiar las conclusiones de los estados financieros consolidados o buscar formas de mejorar las operaciones intragrupo.
Reduce el número de errores en los datos.
La utilización de soportes manuales como hojas de cálculo y documentos compartidos tiene una alta probabilidad de generar errores por factor humano, algo que se minimiza al automatizar el proceso de consolidación.
A la hora de realizar operaciones manuales y revisar datos entre un mar de celdas, hojas y fórmulas, es muy sencillo que algo se pase por alto o que se introduzca un valor erróneo. Esto además genera un ciclo vicioso ya que hace que sea necesario dedicar otra vez más tiempo y recursos para encontrar y resolver el problema, haciendo que en muchas ocasiones se llegue muy justo a las fechas de cierre o necesitando dedicar horas extras para hacerlo.
Contar con un sistema automatizado de consolidación mejora la calidad de los datos a la vez que reduce las tensiones en los plazos y los picos de trabajo extra de última hora.
Mejora la transparencia de la información.
Las hojas de cálculo o Excel en la mayoría de ocasiones tienen una trazabilidad de datos muy deficiente o inexistente, lo que reduce la transparencia de todo el proceso de consolidación.
Gestionar la información con un software de consolidación específico permite mantener esta trazabilidad hasta los documentos de origen, pudiendo hacer una consulta hacia el detalle del movimiento siempre que sea necesario. Esto permite auditar y seguir los flujos de información de forma sencilla, ahorrando muchas llamadas, emails y días de retraso en el trabajo.
Mejora la gestión y centralización de los datos.
En organizaciones grandes con estructuras complejas es fundamental gestionar de forma eficiente los datos para que no aparezcan errores. La automatización hace que el proceso se simplifique, facilitando que todas las compañías del grupo tengan un acceso rápido y fiable a la información financiera.
Esto añade otra ventaja, que es la capacidad de comparar la información fiscal de todo el grupo. Gracias a un mapeado del plan contable a nivel grupo, las cuentas contables específicas de cada país pasan a formar parte de un análisis financiero global donde las agregaciones y comparaciones entre sociedades son posibles.
Tener los datos centralizados bajo el paraguas de un mismo plan contable corporativo también elimina una de las partes que más tiempo consume en los procesos de consolidación: la recogida de información de las diferentes entidades. Contar con un sistema centralizado virtualmente elimina ese consumo de tiempo y hace que sea mucho más sencillo acceder a los datos y poder compararlos entre sociedades de forma natural.
Mayor seguridad de la información.
La recogida y tratamiento automatizado de los datos hace que la fiabilidad del resultado sea mayor, reduciendo la aparición de errores humanos. Esto mejora la confianza no solo para la toma de decisiones, sino también de cara a procesos de auditoría o de búsqueda de inversiones externas.
Mejor cumplimiento normativo.
Los software de consolidación financiera cumplen con todas las normas contables y financieras que aplican tanto a nivel nacional como internacional, garantizando así la validez y calidad de los datos que se obtengan mediante ellos.
Software de consolidación financiera.
Cuanto más grande y compleja es la empresa o el grupo, más potencia y fiabilidad necesita para poder realizar la consolidación financiera.
No merece la pena seguir luchando contra hojas de cálculo eternas y llenas de errores mientras existen opciones de software de consolidación que pueden hacer el trabajo de forma automática, evitando errores y ahorrando una gran cantidad de tiempo y estrés.
Si quieres ayudar a tus equipos financieros a hacer su trabajo de forma más eficiente y liberar tu propio tiempo te recomendamos optar por un software que te permita automatizar procesos financieros clave. Además de la consolidación financiera se pueden planificar otros procesos dentro del ámbito de la planificación y análisis financiero (FP&A): desde la planificación de cuenta de resultados hasta la previsión de tesorería, así como el análisis financiero. Si quieres conocer cómo podemos ayudarte solo tienes que ponerte en contacto con nosotros.
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