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Desafíos de allocation y replenishment en retail y cómo solucionarlos

Muchas empresas retail buscan mantener una estrategia de merchandising centrada en el cliente: tener el producto idóneo en el lugar indicado en todo momento. Es una estrategia inteligente aunque no siempre sencilla de conseguir, ya que requiere de ciertas capacidades avanzadas funcionando de forma sincronizada entre ellas.

Dos de los procesos clave en esta estrategia son allocation y replenishment. En este artículo te explicamos qué son, cuáles son los principales desafíos en su operativa y cómo puedes superarlos para lograr una mayor eficiencia y rentabilidad en tu negocio retail.

Allocation y replenishment: dos de los procesos pilares en retail.

Estos dos procesos son clave dentro de la gestión del stock en retail, y es mediante ellos como se garantiza que los productos adecuados estén en las cantidades correctas en los puntos de venta donde tienen más oportunidades de venderse a precio completo.

Lograr esto es crucial para que las organizaciones retail puedan lograr sus objetivos de venta y maximizar sus resultados, y todo ello asegurando la satisfacción del cliente.

Vamos a ver más en detalle cada uno de estos procesos.

Qué es allocation.

Allocation es el proceso mediante el cual se distribuyen las unidades iniciales, ya sea al inicio de temporada o durante el lanzamiento de un nuevo producto; se asignan ciertas cantidades de ítems a tiendas específicas, basado en muchos casos en un análisis de los datos históricos de ventas. También considera el stock a dejar en almacén para futuros reenvíos.

Es decir, busca optimizar la distribución de stock de nuevos lanzamientos o temporadas en puntos de venta de forma que se cubra la demanda inicial, y a la vez minimizando el exceso de inventario y las roturas de stock, para así maximizar la rentabilidad.

Como decíamos, este proceso se basa en datos históricos, aunque esto en ocasiones no es suficiente, por ejemplo cuando hay productos nuevos que incorporar en una temporada. En este caso, ¿cómo se reparten? ¿En todas las tiendas por igual o en las más flagship? ¿Repartiendo todas las tallas por igual o siguiendo una curva de tallas?

Después hablamos de cómo solucionar este problema, pero antes vamos a hablar del replenishment.

Qué es replenishment.

Replenishment puede definirse como el proceso de adquisición de productos de forma recurrente para la reposición de las tiendas. Para esta tarea se cuenta el inventario en almacenes y se reparte de forma adecuada para que los puntos siempre tengan stock como para cubrir la demanda pero sin entrar en puntos de exceso o carencia de inventario.

Calcular cuánto stock hay que entregar, el timing adecuado y cómo repartirlo entre las diferentes tiendas es el reto a resolver aquí, tarea que es compleja debido al alto número de SKUs que se suelen manejar.

Principales desafíos del allocation y replenishment en retail.

Como hemos visto, estos procesos juegan un papel fundamental en la gestión del stock en tiendas, y su efectividad (o falta de la misma) tiene por tanto un impacto importante en la rentabilidad.

Y es que estas tareas, como ya hemos dejado entrever, tienen una serie de desafíos que hacen que no se trate de tareas fáciles. Algunos de estos principales retos a resolver cuando hablamos de allocation y replenishment son:

  • El manejo de grandes volúmenes de datos: desde históricos de ventas, inventarios, rendimientos de tiendas, tendencias, diferentes áreas geográficas, etc. El volumen de datos hace que herramientas como hojas de cálculo se queden cortas y sea necesario usar otro tipo de soluciones.
  • Falta de integridad en los datos: tener datos poco precisos (o no tenerlos) puede desembocar en decisiones que impacten muy negativamente, provocando problemas como roturas de stock, overstocking y como consecuencia, pérdida de ventas o rentabilidad.
  • Disponer de datos de predicción de venta y patrones de consumo: que serán diferentes para cada tienda y para cada producto o agrupación de productos, y serán claves para tomar decisiones de inventario.
  • Gestionar los niveles de inventario: el reto es lograr un nivel adecuado para evitar tanto sobre estocaje como roturas de stock, lo que requiere una cuidadosa planificación y previsión así como tener la capacidad para tomar decisiones de forma ágil.
  • Gestión de la comunicación y la colaboración: cumplir con los objetivos de ser eficiente en la gestión de stock en tiendas requiere de la participación de diversos stakeholders tanto dentro como fuera de la organización, de forma que asegurar una buena comunicación y trabajo colaborativo es fundamentar para lograr resultados de forma eficiente y ágil.

Cómo mejorar el proceso de allocation y replenishment en retail.

Hemos visto que la gestión de los procesos de allocation y replenishment requiere de ciertas capacidades a las que los software genéricos o las hojas de cálculo no llegan

Contar con una solución de planificación a medida permite diseñar y ejecutar dichos procesos con ventajas clave, como:

  • Capacidad para gestionar el allocation a múltiples niveles de detalle (categoría, subcategoría, modelo, SKU).
  • Posibilidad de simular las “initial allocation” en función de varios parámetros o copiando patrones con un producto espejo, para después editarlo si se desea.
  • Definición de un proceso replenishment adecuado para cada negocio/canal/país o incluso tienda, bien sea por unidades mínimas, por semanas de cobertura, por probabilidad de venta
  • Procesos semi-automáticos que permiten ahorrar tiempo al calcular la mercancía necesaria a reponer teniendo en cuenta el pedido mínimo, el número de paquetes necesario, el lead time, etc.
  • Procesos conectados entre ellos (Allocation-Replenishment) y también con los otros procesos clave como el Open To Buy o el Merchandise Financial Planning, todo ello en el mismo entorno y alimentándose unos a los otros

Además una solución a medida puede ofrecer información en tiempo real sobre los niveles de inventario, performance de las ventas, product mix en los puntos de venta, etc., ayudando a los retailers a superar las barreras y retos que comentábamos más arriba, y facilitando que puedan tomar mejores decisiones para lograr una mayor rentabilidad global.

Una gestión manual de estos procesos para una organización con diferentes puntos de venta, canales y un alto número de SKUs es simplemente inviable, ya que además de consumir una gran cantidad de tiempo y recursos va a ser origen de errores que pueden tener un impacto significativo en los resultados, como ya hemos comentado.

Llevando el allocation y replenishment más allá mediante IA.

Además de todo lo anterior, si tu solución tiene capacidades reforzadas gracias a la integración de inteligencia artificial (IA), tus capacidades aumentarán aún más, pudiendo lograr:

  • Previsiones de la demanda más precisas: gracias a la potencia de la IA predictiva podrás conocer la demanda futura para cada tienda y producto, lo que te permitirá reducir riesgos y costes de allocation.
  • Gestión de inventario más eficiente: gracias a los modelos de optimización se puede minimizar el stock en tienda sin perder venta por rotura de stock, calculando los envíos o los rebalanceos entre tiendas.
  • Mayor eficiencia en toda la supply chain: mejorar el allocation y replenishment permite gestionar toda la cadena de distribución de forma más eficiente, reduciendo costes de transporte y tiempos de entrega.
  • Mayor sostenibilidad: gracias a un menor transfer entre tiendas y movimiento de productos en general, lo que se traduce en una menor huella de carbono producida por tu organización.
  • Más ventas y más beneficios: en entornos retail altamente competitivos, cualquier mejora puede traducirse en importantes ganancias para la organización.

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Intentar mejorar resultados en un entorno tan competitivo como el retail requiere de las mejores herramientas.

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