Hubo una época en la que hacer una planificación estática y basada en presunciones era suficiente para trabajar durante el año. Pero esa época pasó, y los equipos y responsables de finanzas necesitan hoy nuevos sistemas que ofrezcan una mayor flexibilidad y capacidad de replanificación en tiempo real.
Los sistemas de planificación tradicionales pierden su efectividad cuando existen fluctuaciones en el mercado, en periodos de cambio o ante eventos de impacto internacional. Es decir, en la nueva normalidad, “gracias” a cambios legislativos y de gobierno, guerras, pandemias, crisis climática, inestabilidad económica, nuevos competidores, etc.
Para mantenerte en la brecha necesitas una planificación más ágil, y aquí es donde entra el rolling forecast.
¿Qué es el Rolling Forecast?
El rolling forecast (también llamado en español pronóstico continuo) permite tener un pronóstico más probable de los resultados futuros gracias a una reestimación del presupuesto.
De forma contraria a los presupuestos anuales que muchas organizaciones elaboran a principio de año y que son una fotografía “estática”, el rolling forecast aprovecha los datos disponibles del ejercicio en curso para poder extrapolar y actualizar el presupuesto de forma más precisa.
Este proceso, normalmente realizado por el equipo de controlling o financiero, puede realizarse durante el año para, teniendo en cuenta la información de meses anteriores, reajustar las previsiones de los meses restantes. De esta forma la empresa tiene margen de maniobra para tomar medidas que le ayuden a lograr los objetivos esperados.
Según datos de la Agility in Planning, Budgeting and Forecasting (PBF) Survey 2021 de FSN, solo el 43% de las organizaciones logran pronosticar sus ingresos con una desviación menor al 5%. Además, el 52% de las organizaciones dicen ser incapaces de planificar más allá de 6 meses vista.
Estos datos muestran la importancia que supone hoy en día tener herramientas ágiles que permitan a las empresas mantenerse competitivas y dentro del presupuesto, y el rolling forecast es una pieza clave para ello.
¿Cuál es la diferencia entre un rolling forecast y un forecast tradicional?
El presupuesto tradicional que se realiza a principios de año suele incluir una previsión de cuenta de resultados. Este plan estático refleja dónde quiere la empresa que estén los ingresos y gastos a final de año, lo que sirve para distribuir recursos, definir qué productos o servicios será necesario promover o dónde habrá que invertir.
El principal problema del presupuesto tradicional es que es fijo, no “reacciona” a todo lo que ocurre durante el año. Esto resulta ser algo muy limitante ya que realizar el presupuesto anual en muchas empresas es un proceso largo y tedioso que puede abarcar varias semanas.
A esto hay que añadir otros problemas, como que las unidades de negocio que ofrecen la información en la cual se basa este presupuesto pueden tener la tentación de dar previsiones a la baja si saben que éstas se van a usar como objetivos. Esto afecta negativamente ya que reduce la precisión de las previsiones y hace tender los ingresos a la baja.
El rolling forecast soluciona muchos de estos inconvenientes, ya que permite reajustar las previsiones y la asignación de recursos en función de lo que está sucediendo. Ofrece a los directivos una visión de cómo se cerrará el año en curso o, si no se restringe a los ejercicios empresariales, una visión a 12 (o 6, 8, 18, etc.) meses en cualquier momento del año.
Automatizar el rolling forecast: una ventaja competitiva.
Hacer rolling forecast es importante, pero más importante todavía es hacerlo de forma eficiente.
Si los procesos financieros de tu organización pasan por revisar y actualizar decenas de Excel diferentes, hacer un rolling forecast puede suponer un dolor de cabeza que se extenderá días o semanas.
Sin embargo, realizar este proceso con una buena solución implementada en una plataforma robusta es un proceso ágil y rápido que puede estar resuelto en unas pocas horas por el equipo de controlling, incluso creando diferentes versiones o escenarios.
La automatización del rolling forecast permite que una empresa pueda tener cada mes una estimación de cómo se cerrará el año o bien una previsión a 12 meses vista. Para ello la clave es disponer de un proceso que, mediante varios métodos estadísticos, permita extrapolar los datos reales de cada una de las partidas de la cuenta de resultados a los meses futuros. Son métodos sencillos y modificables que permiten calcular de forma muy ágil cómo evolucionará cada partida contable, tanto de gasto como de ingreso.
Esta información facilita que se puedan tomar decisiones dentro del periodo en función de la evolución de los datos, como por ejemplo:
- Confirmar que la partida sigue la tendencia de los datos reales para los meses futuros
- Forzar a que la partida deba cumplir el presupuesto para cerrar el año (por lo tanto en los meses abiertos se debe “compensar” lo que no se haya conseguido en los meses reales ya cerrados)
- O, como último ejemplo, que se calcule la diferencia Presupuesto Vs Realidad de los meses ya cerrados para dicha partida y se aplique el mismo criterio a los meses abiertos
En definitiva, los procesos de rolling forecast son una forma muy ágil de realizar estimaciones de los meses no cerrados de forma eficiente, permitiendo ir al detalle de partida por partida si se desea e, incluso, introducir manualmente los valores si fuera necesario.
Si todavía crees que los presupuestos tradicionales son suficientes, piensa en todas las ventajas que ofrece el rolling forecast.
Ventajas del rolling forecast.
Mayor precisión en las predicciones.
Cuando por fin llega el momento en el que has terminado de elaborar el presupuesto anual, ya está obsoleto. El rolling forecast te permite realizar ajustes sobre la marcha en lugar de obligarte a anticipar cómo será el año con una única predicción.
Mayor agilidad en la toma de decisiones y reajustes.
El rolling forecast te permite modificar y adaptar la predicción en función de cambios, tendencias o eventos inesperados de forma ágil, lo que se traduce en que tu organización responderá mejor y en menores plazos.
Además, tendrás una previsión a 6, 12, 18 o los meses que decidas, disponiendo de información útil y actualizada siempre que lo necesites en lugar de solo una vez al año.
Más información para tomar mejores decisiones.
Podrás tomar decisiones en base a métricas dinámicas que evolucionan a lo largo del año, no solo mirando a datos pasados. Revisar los principales KPIs a lo largo de los meses ayuda a mejorar la calidad de los pronósticos. Además, se pueden generar varios escenarios con distintas hipótesis, lo que permite al equipo directivo comparar cómo distintas causas afectarán al cierre anual de la empresa
Reducción de los plazos de planificación.
Los procesos de rolling forecast automatizados ayudan a acortar los tiempos de planificación, algo que puede llegar a meses en el caso de las planificaciones anuales tradicionales. Además, la planificación mediante rolling forecast siempre puede actualizarse de nuevo a medida que se disponga de nueva información de los departamentos.
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Si tu organización busca dar el salto y dejar atrás las tediosas hojas de cálculo para integrar de forma efectiva el rolling forecast dentro de los procesos de planificación, en Holistic Data Solutions podemos ayudarte.
Implantar una solución desarrollada a medida facilitará tus procesos de planificación financiera y te ayudará en otras funciones de análisis y toma de decisiones, a la vez que agiliza y acorta los plazos necesarios para su realización.
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