Qué es FP&A y por qué es importante

En un contexto como el actual donde la inestabilidad financiera y la volatilidad de los mercados están tan presentes, es normal que cada día más empresas quieran mejorar su Planificación y Análisis Financiero (FP&A). En este artículo queremos explicarte qué es FP&A y profundizar en la importancia que tiene para tu organización.

Qué es FP&A: Planificación y Análisis Financiero.

FP&A es el acrónimo de Financial Planning and Analysis. En español sería Planificación y Análisis Financiero.

La planificación y análisis financieros son las previsiones sobre los estados financieros de la empresa al completo (Cuenta de Resultados, Balance, Tesorería, Cash Flow o flujo de efectivo), así como las comparativas y análisis de la situación actual respecto al histórico o el rendimiento de la empresa sobre la previsión anterior.

La planificación y análisis financiero dan soporte a la toma de decisiones de negocio y financieras de la organización. El pronóstico también proporciona una foto a la Dirección y Gerencia sobre la evolución de los planes e inversiones estratégicas de la organización.

Por tanto, la planificación FP&A trata de optimizar la gestión financiera, ayudando a los ejecutivos en la toma de decisiones y dando paso a una estrategia basada en datos confiables y objetivos.

Durante muchísimos años, los profesionales de las finanzas han usado plantillas de Excel como herramienta de análisis. Sin embargo, con la evolución de las nuevas tecnologías este procedimiento ha quedado algo obsoleto.

Hoy en día existen alternativas mucho más específicas que las hojas de cálculo: plataformas diseñadas para planificar y simular (Financial Planning, FP) o para Analizar y tomar decisiones (Analysis, A, gracias al Business Intelligence).

¿Cómo se realiza un proceso de FP&A?

Grosso modo, el FP&A se apoya en cuatro pilares: planificación financiera, estimación de escenarios, elaboración de presupuestos y seguimiento y elaboración de informes de gestión.

Estas 4 grandes tareas se realizan de forma cíclica y continua. La frecuencia con la que se haga y la complejidad que encierre su ejecución dependerá de cada empresa y contexto. Por ejemplo, en tiempos de cambios rápidos o mayor volatilidad es recomendable aumentar la frecuencia de estos análisis. También aumenta la dificultad porque el número de variables a tener en cuenta aumenta.

Vamos a ver en detalle qué implica cada una de etas partes.

Punto de partida: recopilación de datos.

La primera tarea consiste en recopilar y verificar datos de diferentes fuentes, tanto internas de la empresa (datos financieros y operativos, del ERP, etc.) como externas (datos económicos globales o sectoriales, datos demográficos, etc.).

Se trata de una fase muy importante ya que los planes y estimaciones que se generen van a depender de la calidad de estos datos. Esto hace que sea una tarea que requiere una fuerte inversión en tiempo, por eso cada vez es más frecuente optar por soluciones que incorporan Inteligencia Artificial y machine learning para reducir los plazos de la toma de datos.

Planificación financiera.

El siguiente paso es la utilización de todos los datos recopilados para preparar estimaciones o proyecciones financieras de la empresa, trabajo que realiza el equipo de analistas de FP&A. Es habitual en este punto probar múltiples escenarios para estudiar como se comportan en ellos las diferentes variables y así determinar cuál es la mejor estrategia a seguir.

En este sentido existen diferentes tipos de métodos para realizar la planificación en función de los datos y tecnología disponible, entre los que están:

• La planificación financiera predictiva: basada en grandes sets de datos históricos.
• La planificación financiera basada en impulsores: basada en los principales activos o impulsores del negocio.
• La planificación financiera de múltiples escenarios: basada en diferentes suposiciones sobre el futuro.

En cualquier caso, el resultado de este paso será la creación de un plan financiero y operativo que ayude a alcanzar los objetivos del negocio.

Elaboración del presupuesto.

En el presupuesto se establecen cuáles serán los gastos e inversiones necesarios para ejecutar el plan establecido en la fase anterior, en función de los ingresos disponibles. Esto permite definir las partidas destinadas a cada departamento o unidad de negocio así como el retorno que se espera de ellos.

Seguimiento e Informes de gestión.

Otra de las tareas del equipo de analistas de FP&A es la monitorización de todos los indicadores relacionados con el plan financiero. Esto permite la creación de informes periódicos para que los responsables tengan información sobre cómo evolucionan las acciones y los resultados, y en función de ello tomar nuevas decisiones.

Los profesionales de FP&A.

Como hemos visto, el equipo de Planificación y Análisis Financiero tiene un papel importante en todo el proceso, como no podía ser de otra forma. Además deben estar en contacto frecuente con todas las áreas de la empresa: operaciones, marketing, ventas, contabilidad, tesorería, entre otras.

El equipo suele reportar al CFO (Chief Financial Officer), quien suele tomar las decisiones a nivel estratégico financiero.

Como hemos visto, entre las principales responsabilidades del equipo de FP&A destacan:

• Conectar la estrategia de alto nivel con los planes operativos mediante la realización de los presupuestos anuales.
• Realizar proyecciones a corto y medio plazo que faciliten la definición de planes de acción en función de los objetivos de alto nivel de la organización.
• Asesorar a la gerencia sobre cómo mejorar el desempeño, minimizar el riesgo, detectar nuevas oportunidades, etc.
• Monitorizar y analizar los resultados actuales de la compañía.
• Participar en procesos de fusiones, adquisiciones, investigaciones de mercado, optimización de procesos, desinversiones, etc.

Todas estas tareas o muchas otras que realiza el equipo, requieren de la gestión de grandes cantidades de datos. Para ello es necesario que usen desde hojas de cálculo más o menos complejas hasta software más especializados que permiten la automatización de tareas para una mayor eficiencia.

Cómo mejorar el desempeño del equipo de FP&A.

La mayor dificultad a la hora de mejorar la eficiencia de los procesos de FP&A es la recopilación y procesamiento adecuado de los datos. Al aumentar el tamaño de la organización, la cantidad y complejidad de fuentes de información hace que sea prácticamente imposible realizar esta tarea sin apoyo del departamento de TI, pero éstos no siempre ofrecen soluciones en tiempo y forma.

Tener que salvar estas deficiencias con un tratamiento manual de la información hace que el proceso sea mucho más lento y tedioso, y dispara la probabilidad de que aparezcan errores. Todo ello afecta directamente a la eficiencia de la gestión financiera de la empresa.

La solución pasa por invertir en un software adecuado a las necesidades de planificación y análisis financiero de la empresa. El coste de no hacerlo puede ser en muchos casos superior a la inversión necesaria para este tipo de soluciones. Solo tiene que pensar en el coste del tiempo perdido por su equipo en realizar tareas repetitivas y manuales.

Un buen software de FP&A ayuda a mejorar la eficiencia del trabajo realizado de todo el equipo de manera directa: tendrán información precisa en tiempo real, dispuesta de forma más amigable para su procesamiento en comparación con lo que un Excel puede ofrecer, y con la posibilidad de creación de informes más útiles, rápidos y precisos tanto para el CFO como para la directiva.

Importancia de la planificación y análisis financiero.

Una empresa difícilmente puede crecer sin una mejora de su gestión financiera. Conocer su estado actual, definir la mejor estrategia en función de sus propios datos y los del entorno, definir unos presupuestos apropiados, etc. Es fundamental contar con un buen sistema que facilite los procesos de Planificación y Análisis financieros.

Además de lo anterior, el FP&A aporta otros beneficios como:

• Predice los posibles riesgos a los que está expuesto el negocio, diseña un plan de actuación en función de la previsión, y determina qué acción hay que llevar a cabo según las nuevas necesidades del futuro.
• Mejora la toma de decisiones basándose en informes y datos financieros tomados en tiempo real. Esto, en un contexto cambiante y volátil, es clave para que los equipos de los diferentes departamentos puedan reconducir las desviaciones con respecto al presupuesto y resultados.
• Realiza proyecciones de ingresos para adaptarse a las condiciones de cada momento y planificar nuevas acciones que optimicen el rendimiento del negocio.
• Analiza si los recursos se están invirtiendo según los planes, y cuál es su disposición, tanto ahora como a futuro.
• Revisa y estudia los procesos comerciales para identificar si están consiguiendo los objetivos marcados en cuanto a presupuestos y rentabilidad.
• Monitorea el flujo de caja o cash Flow en tiempo real, para estar al día de los ingresos y comprobar que se está cumpliendo la planificación financiera.
• Mide todos los activos tangibles de la empresa, más allá del cash. Por ejemplo, maquinaria, stock, créditos activos, etc. De este modo, es posible valorar si conviene hacerlos líquidos o no.
• Estudia constantemente la rentabilidad financiera de cada departamento y de la empresa en conjunto, para determinar qué conviene dinamizar.
• Lleva a cabo proyecciones financieras y económicas de manera integral.

Estos son algunos de los muchos beneficios que aporta una planificación y análisis financieros en una empresa. El análisis de datos FP&A trata de aprovechar las oportunidades, así como evitar los riesgos que puedan derivar en una crisis empresarial.

En definitiva, gracias a la planificación y análisis financiero se tiene acceso a la información clave a nivel corporativo, de manera que se facilita la toma de decisiones de toda la empresa.

Software como solución FP&A.

Hemos visto que la planificación y análisis financiero tiene multitud de beneficios para el negocio, pero abordarlo de manera manual es un proceso complejo y propenso a que se produzcan errores.

Aunque las hojas de cálculo de Excel siguen siendo la herramienta más utilizada por muchos equipos de finanzas, las organizaciones cada vez hacen frente a un mayor volumen de datos y una mayor complejidad de procesos. Gestionar esta constante variabilidad con un nivel de detalle elevado es muy difícil en Excel, donde termina habiendo errores manuales, inconsistencia de datos o pérdida de información.

Aun teniendo a personas altamente cualificadas que apenas cometan errores cuando realizan las operaciones, cabe hacerse las siguiente pregunta: ¿qué coste tiene todo el tiempo que emplean los expertos financieros en efectuar dichos análisis?

Estamos en una era de digitalización a todos los niveles, y el financiero es también uno de ellos. Contar con una herramienta de software FP&A que sea capaz de automatizar y optimizar la planificación y el análisis financiero es algo que puede generar mucho valor en las empresas.

Una solución FP&A mejora notablemente la gestión del departamento financiero porque le permite disponer de una previsión continua de manera rápida, ágil, transparente y mucho más dinámica.

De esta manera los líderes podrán contar con información sobre la situación financiera de la organización en cada momento, lo que a su vez les permitirá tomar las mejores decisiones atendiendo a datos reales del business.

Conclusión.

A medida que las empresas continúan creciendo hacia versiones más dinámicas y de mayor tamaño, la previsión financiera será cada vez más difícil, ya sea por un aumento del negocio o por la creciente cantidad de información necesaria para construir el modelo de previsión.

Sin embargo, al implementar un proceso de pronóstico y análisis continuo mediante soluciones FP&A, las empresas estarán mejor preparadas para afrontar los retos con mayor probabilidad de éxito.

Un software FP&A permite a los departamentos financieros extraer información valiosa de una manera rápida y precisa, obtener datos de forma eficiente y en tiempo real, automatizar muchas tareas y trabajar de forma integrada con otras herramientas empresariales como el ERP o el CRM que se utilice a nivel corporativo.

Una estrategia empresarial sólida requiere de una gestión financiera fiable. Para ello es necesario contar con una solución especializada de FP&A. Si quieres más información ponte en contacto con nosotros y responderemos a todas tus preguntas de forma personalizada.