Avui parlem d´un dels principals actors protagonistes dins del retail: el departament de compres. El seu paper principal és el de proveir productes de manera estratègica i eficient per satisfer la demanda i mantenir la rendibilitat.
Però la seva tasca no s’acaba aquí. En aquest article explorem com lanàlisi del comportament i el reporting de compres poden ajudar a millorar els resultats duna empresa retail.
El paper del departament de compres i la seva importància.
Algunes de les operatives clau del sector retail recauen directament sobre l’equip de compres. Entre elles: la gestió d’inventari per assegurar la satisfacció de la demanda, el control dels costos d’adquisició mitjançant la negociació amb proveïdors, i moltes altres responsabilitats amb un gran impacte en la rendibilitat de la companyia.
I encara que l’activitat de compres tradicionalment s’ha reconegut en la mesura que era capaç de reduir costos, amb l’augment de la competitivitat i la disponibilitat de noves tecnologies la seva funció té ara molt més valor i importància dins de l’empresa, passant de una operativa més tàctica i a curt termini a una altra més estratègica ia llarg termini.
Ara com ara entenem de manera clara que compres és molt més que aconseguir gènere de qualitat a bon preu, i que es tracta d’una activitat l’operativa de la qual té un fort impacte en els resultats globals.
La forta relació entre compres i vendes.
A mesura que el departament de compres creix en rellevància és important tenir cura de com es relaciona amb altres àrees.
Per exemple, la funció de compres pot donar suport a l’enfortiment de la salut financera de l’empresa mitjançant el disseny i la creació d’estratègies per millorar el capital circulant.
I més importància té la seva relació amb vendes. Un proveïment de productes precís i estratègic que s’alineï amb les necessitats del mercat és una de les claus de l’èxit en retail, i això només es pot aconseguir amb una gran entesa de les vendes i del comportament dels clients.
Un factor clau per a l’eficiència en la col·laboració entre diferents àrees de l’empresa és tenir tecnologies adequades. En aquest context de què estem parlant, una solució BI d’anàlisi del comportament de vendes permet planificar i fer les compres de forma molt més eficient.
Per exemple, cada cop és més comú que el canvi climàtic afecti les vendes, perquè el fred o la calor triga a arribar més del previst. Si es compten amb les eines adequades, compres podrà comprar suficient estoc de roba de temporada segons el clima i el comportament del client.
De fet, són aquest tipus de solucions les que permeten (com dèiem abans) que la funció de compres pugui superar el seu propi àmbit de competència i aportar més valor a l’empresa, col·laborant amb vendes, finances, etc.
Com una solució de BI pot donar suport a la funció de compres.
Com dèiem, dotar compres d’una solució tecnològica adequada facilita que aquest departament alliberi tot el seu potencial i pugui complir amb la seva funció de manera molt més eficient, per exemple:
- Incorporant com a variable el cost logístic a la compra per vendre a preus més competitius (comprar productes prescindibles amb un transport més econòmic, com el vaixell, mentre que els més importants puguin assumir altres transports més cars).
- Incorporar l’anàlisi constant de les cobertures, és a dir, setmanes de venda cobertes segons l’estoc disponible i segons el ritme de les vendes, tot tenint en compte l’estoc en trànsit.
- Anticipant i planificant de manera eficient períodes més complexos com el Nadal.
- Incorporant la gestió de canals outlet per poder vendre sobrants, compres mal realitzades o producte no venut segons allò esperat per corregir planificacions.
- Fent un seguiment de les dades del pressupost en què s’han basat les compres de la companyia (pla vs realitat).
- Etc.
El reporting de compres i algunes mètriques importants.
Per complir aquesta funció, el departament de compres ha de fer un seguiment de diverses mètriques, sent algunes de les més importants:
- Rotació d’inventari: una rotació alta indica una gestió eficient de l’inventari i una baixa probabilitat d’acumulació d’estoc no desitjat.
- Nivell d’existències (Stock level): un seguiment precís d’aquesta dada és essencial per evitar mancances o excessos d’inventari.
- Cobertura d’inventari (Inventory coverage): ajuda a planificar les compres i la gestió d’inventari, ja que permet saber quants períodes com el seleccionat per a l’anàlisi estarien coberts si es manté el ritme de venda.
- Taxa de compliment de comandes (Order fulfillment rate): indica quin percentatge de les comandes realitzades a proveïdors es van lliurar íntegrament ia temps. Una alta taxa de compliment és crucial per evitar retards i problemes de estoc.
- Cost d’adquisició (Cost of acquisition): reflecteix el cost total d’adquirir productes, incloent-hi el preu de compra, les despeses d’enviament i altres costos associats. És important per avaluar leficiència en la gestió de costos.
- Marge de guany brut (Gross profit margin): calcula la diferència entre el preu de venda i el cost d’adquisició dels productes. Un marge més alt indica una rendibilitat més gran.
- Índex de trencament d’estoc (Out-of-Stock rate): mesura la freqüència amb què els productes s’esgoten abans que es pugui satisfer la demanda. Un índex alt pot indicar una oportunitat de millora de la gestió d’inventari.
- Lead time de proveïdors (Supplier lead time): representa el temps que transcorre des que es fa una comanda fins que es lliura. Una reducció al lead time pot augmentar l’agilitat a les compres i reduir el risc de faltants.
- Taxa de devolució de productes (Return rate): indica la proporció de productes comprats que es retornen a causa de defectes o insatisfacció del client. Una taxa alta pot requerir una revisió de la selecció de proveïdors o productes.
- Rendibilitat de proveïdors (Supplier profitability): avalua la contribució de cada proveïdor a la rendibilitat general. Identificar proveïdors que aporten més valor és essencial per prendre decisions en compres.
Aquestes mètriques (i moltes altres) proporcionen una visió completa del rendiment i eficiència del departament de compres. En mesurar-les i analitzar-les de manera constant en una solució BI, una empresa retail poden optimitzar-ne les operacions i millorar-ne la rendibilitat alhora que garanteixen la satisfacció del client.
A Holistic Data Solutions t’ajudem a optimitzar les compres.
Com hem vist, la capacitat de prendre decisions de compra basades en dades, correlacions de vendes i costos logístics és fonamental. La integració de Business Intelligence i planificació estratègica permet a les empreses anticipar, planificar i ajustar les compres de manera eficient, assegurant la satisfacció del client i la rendibilitat a llarg termini.
Integrar i alinear funcions entre departaments, fer servir i treure profit de les tecnologies adequades i automatitzar tasques repetitives t’ajudarà a gestionar de manera més eficaç el teu capital i augmentar la teva productivitat. I des d’Holistic Data Solutions et podem ajudar.
Articles Relacionats
Temps i diners. Si féssim un estudi de mercat i preguntéssim a directors financers, empresaris o encarregats de departaments comptables [...]
L’Àrea de finances és vital per a qualsevol empresa. En un context marcat per la inestabilitat i la volatilitat, és [...]
La gestió operativa al sector retail és complexa per moltes raons: la quantitat de factors a considerar, els canvis de [...]
