Hoy hablamos de uno de los principales actores protagonistas dentro del retail: el departamento de compras. Su papel principal es el de abastecer productos de forma estratégica y eficiente para satisfacer la demanda y mantener la rentabilidad.
Pero su labor no termina ahí. En este artículo exploramos cómo el análisis del comportamiento y el reporting de compras pueden ayudar a mejorar los resultados de una empresa retail.
El papel del departamento de compras y su importancia.
Algunas de las operativas clave del sector retail recaen directamente sobre el equipo de compras. Entre ellas: la gestión de inventario para asegurar la satisfacción de la demanda, el control de los costes de adquisición mediante la negociación con proveedores, y otras muchas responsabilidades con un gran impacto en la rentabilidad de la compañía.
Y aunque la actividad de compras tradicionalmente se ha reconocido en la medida en la que era capaz de reducir costes, con el aumento de la competitividad y la disponibilidad de nuevas tecnologías su función tiene ahora mucho más valor e importancia dentro de la empresa, pasando de una operativa más táctica y cortoplacista a otra más estratégica y a largo plazo.
Hoy por hoy entendemos de forma clara que compras es mucho más que conseguir género de calidad a buen precio, y que se trata de una actividad cuya operativa tiene un fuerte impacto en los resultados globales.
La fuerte relación entre compras y ventas.
A medida que el departamento de compras crece en relevancia es importante cuidar cómo se relaciona con otras áreas.
Por ejemplo, la función de compras puede apoyar el fortalecimiento de la salud financiera de la empresa mediante el diseño y creación de estrategias para mejorar su capital circulante.
Y más importancia tiene si cabe su relación con ventas. Un abastecimiento de productos preciso y estratégico que se alinee con las necesidades del mercado es una de las claves del éxito en retail, y eso solo puede lograrse con un gran entendimiento de las ventas y del comportamiento de los clientes.
Un factor clave para la eficiencia en la colaboración entre diferentes áreas de la empresa es contar con tecnologías adecuadas. En este contexto del que estamos hablando, una solución BI de análisis del comportamiento de ventas permite planificar y realizar las compras de forma mucho más eficiente.
Por ejemplo, cada vez es más común que el cambio climático afecte a las ventas, porque el frío o el calor tarda en llegar más de lo previsto. Si se cuentan con las herramientas adecuadas, compras podrá comprar suficiente stock de ropa de temporada según el clima y comportamiento del cliente.
De hecho, son este tipo de soluciones las que permiten (como decíamos antes), que la función de compras pueda superar su propio ámbito de competencia y aportar más valor a la empresa, colaborando con ventas, finanzas, etc.
Cómo una solución de BI puede apoyar la función de compras.
Como decíamos, dotar a compras de una solución tecnológica adecuada facilita que este departamento libere todo su potencial y pueda cumplir con su función de forma mucho más eficiente, por ejemplo:
- Incorporando como variable el coste logístico en la compra para vender a precios más competitivos (comprar productos prescindibles con un transporte más económico, como el barco, mientras que los más importantes puedan asumir otros transportes más caros).
- Incorporando el análisis constante de las coberturas, es decir, semanas de venta cubiertas según el stock disponible y según el ritmo de las ventas, y todo ello teniendo en cuenta el stock en tránsito.
- Anticipando y planificando de forma eficiente periodos más complejos como la Navidad.
- Incorporando la gestión de canales outlet para poder vender sobrantes, compras mal realizadas o producto no vendido según lo esperado para corregir planificaciones.
- Haciendo un seguimiento de los datos del presupuesto en que se han basado las compras de la compañía (plan vs realidad).
- Etc.
El reporting de compras y algunas métricas importantes.
Para cumplir con esta función, el departamento de compras debe hacer un seguimiento de diversas métricas, siendo algunas de las más importantes:
- Rotación de inventario: una alta rotación indica una gestión eficiente del inventario y una baja probabilidad de acumulación de stock no deseado.
- Nivel de existencias (Stock level): un seguimiento preciso de este dato es esencial para evitar faltantes o excesos de inventario.
- Cobertura de inventario (Inventory coverage): ayuda a planificar las compras y la gestión de inventario ya que permite saber cuántos periodos como el seleccionado para el análisis estarían cubiertos de stock si se mantiene el ritmo de venta.
- Tasa de cumplimiento de pedidos (Order fulfillment rate): indica qué porcentaje de los pedidos realizados a proveedores se entregaron en su totalidad y a tiempo. Una alta tasa de cumplimiento es crucial para evitar retrasos y problemas de stock.
- Coste de adquisición (Cost of acquisition): refleja el coste total de adquirir productos, incluyendo el precio de compra, los gastos de envío y otros costos asociados. Es importante para evaluar la eficiencia en la gestión de costes.
- Margen de ganancia bruta (Gross profit margin): calcula la diferencia entre el precio de venta y el coste de adquisición de los productos. Un margen más alto indica una mayor rentabilidad.
- Índice de rotura de stock (Out-of-Stock rate): mide la frecuencia con la que los productos se agotan antes de que se pueda satisfacer la demanda. Un índice alto puede indicar una oportunidad de mejora en la gestión de inventario.
- Lead time de proveedores (Supplier lead time): representa el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que se entrega. Una reducción en el lead time puede aumentar la agilidad en las compras y reducir el riesgo de faltantes.
- Tasa de devolución de productos (Return rate): indica la proporción de productos comprados que se devuelven debido a defectos o insatisfacción del cliente. Una tasa alta puede requerir una revisión de la selección de proveedores o productos.
- Rentabilidad de proveedores (Supplier profitability): evalúa la contribución de cada proveedor a la rentabilidad general. Identificar proveedores que aportan más valor es esencial para la toma de decisiones en compras.
Estas métricas (y muchas otras) proporcionan una visión completa del rendimiento y la eficiencia del departamento de compras. Al medirlas y analizarlas de manera constante en una solución BI, una empresa retail pueden optimizar sus operaciones y mejorar su rentabilidad a la vez que garantizan la satisfacción del cliente.
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