La selección de personal es un reto para muchas organizaciones, especialmente para aquellas con picos de contratación o que hacen incorporaciones de forma constante. La gestión de las candidaturas en varias plataformas externas, la fragmentación de los procesos y los largos tiempos de revisión y aprobación de candidatos hacen de esta una tarea compleja que puede dilatarse por meses para algunos puestos, con el impacto que eso supone para la organización.
Disponer de una herramienta que abarque todo el proceso (desde la creación de la vacante hasta el onboarding del empleado), como la solución Talent Acquisition que Holistic Data Solutions hemos desarrollado en monday.com, puede marcar la diferencia. Este módulo permite gestionar íntegramente el proceso de recruiting de forma centralizada, adaptada a cada empresa y con alto grado de automatización, como te contamos en este artículo.
El reto del recruiting y el impacto de los procesos de contratación ineficientes.
Cuando una empresa incorpora personal de forma continua (más de 60 personas al año) o bien atraviesa periodos de alta contratación (por temporalidad, estacionalidad o ampliaciones de plantilla), el proceso de selección puede convertirse en un cuello de botella operativo y estratégico.
La mayoría de las vacantes se publican en diferentes portales externos, redes sociales como LinkedIn o se gestionan mediante agencias. El no disponer de un entorno centralizado para esta tarea complica el seguimiento de algo tan importante como la gestión de los candidatos, generando ineficiencias, falta de trazabilidad y una peor experiencia del candidato.
No en vano hablamos de procesos que pueden variar desde las 4 o 6 semanas en los procesos más rápidos (como perfiles de puestos técnicos en sectores de tecnología) hasta las 8 o 12 semanas en casos más lentos (como en sector salud, donde es necesaria una verificación exhaustiva).
Esta ineficiencia en los procesos de contratación se traduce en un aumento de costes silencioso que muchas organizaciones pasan por alto: los reclutadores dedican más horas al proceso, la vacante se alarga por lo que se genera más presión sobre los trabajadores actuales, se reduce la productividad y se pueden producir retrasos en proyectos.
El objetivo de la solución Talent Acquisition de monday.com, desarrollada por el equipo de Holistic Data Solutions, es superar estos retos y ofrecer un flujo continuo, visible, conectado y automatizado que reduzca tiempos, errores y permita al equipo de RR.HH. centrarse al 100% en el talento, no en la gestión del soporte.
Una solución integrada para todo el proceso de selección.
Talen Acquisition de monday.com abarca todo el proceso de contratación, desde la creación de la oferta hasta el onboarding, facilitando y agilizando múltiples tareas que acortan los plazos y descargan al equipo de RR.HH. a lo largo de todo el proceso, como te contamos a continuación.
Creación y aprobación de vacantes.
La primera fase de cualquier proceso de selección es la generación de la vacante. Esta solución permite que cualquier persona de la empresa solicite una vacante al departamento de RR.HH. a través de un formulario en monday.com.
Ese formulario inicia un flujo de aprobación configurable: se verifica el número de puestos, coste estimado, responsable de la aprobación, etc. Una vez aprobada, la vacante puede publicarse automáticamente en portales como LinkedIn o InfoJobs (o los que la empresa utilice) directamente desde la plataforma.
Gestión de precandidatos.
Una de las grandes ventajas de esta solución que hemos desarrollado en Holistic Data Solutions es el mecanismo de captación de precandidatos: en la oferta publicada se incorpora un código QR o enlace, que el candidato escanea o pulsa para acceder a un formulario.
En ese formulario se solicitan los campos que se consideren necesarios (años de experiencia, habilidades, idiomas, ubicación, etc.) y se puede adjuntar el CV. Estos datos se vuelcan automáticamente en un tablero de monday.com, permitiendo al equipo de recruitment tener una visión centralizada de los precandidatos, independientemente de la plataforma externa de origen.
Además, se pueden definir reglas de descarte automáticas (por ejemplo, menos de 3 años de experiencia, ubicación distinta, etc.) o bien utilizar la IA de monday.com para analizar el CV y aplicar criterios de filtrado.
En los casos de candidatos descartados, la plataforma puede automatizar el envío de cartas de agradecimiento/rechazo (algo que los candidatos siempre agradecen) sin que el usuario deba intervenir.
Gestión avanzada de candidatos.
Los candidatos que superan el primer filtro pasan a otro tablero de trabajo en monday.com. Aquí se puede aplicar una puntuación automática basada en reglas, nuevas rondas de entrevistas automatizadas (con asignación de responsables, agenda y recordatorios), flujo de aprobación de contratación y generación automática de la carta de oferta.
Además, y este es otro aspecto clave, todos los candidatos quedan en tu propio sistema interno (una base de datos que es reutilizable para futuras posiciones) sin depender exclusivamente de portales externos.
Onboarding automatizado.
Una vez que el candidato ha aceptado la oferta y se incorpora como empleado, el proceso continúa.
Se puede definir un flujo de onboarding automatizado que solicite al nuevo empleado la información requerida (DNI, IBAN, documentación, etc.), generar solicitudes internas al responsable de TI o al gestor de logística (por ejemplo, para solicitar un ordenador, pantalla auxiliar, coche de empresa, etc.), y llevar un tablero de seguimiento de las tareas de onboarding que involucra a RRHH, Prevención de Riesgos Laborales, el manager del nuevo empleado, etc. Todo ello desde un único entorno en monday.com.
Ventajas de la solución Talent Acquisition.
Los beneficios de la solución Talent Acquisition de Holistic son varios:
- Digitalización de varios procesos dispersos en un único entorno y para todas las fases del proceso: vacantes, precandidatos, candidatos y onboarding.
- Eliminación de hojas Excel “offline” y decenas de listas que se gestionan por correo, reduciendo los plazos de análisis y los posibles errores manuales.
- Solución ágil y económica en comparación a suites de gestión de RRHH complejas y costosas.
- 100 % adaptable a la casuística de cada empresa: desde flujos de aprobación personalizados hasta reglas de filtrado, publicaciones en portales específicos o integración con los sistemas existentes de la empresa.
Te ayudamos a optimizar tu proceso de recruiting.
La gestión de talento ya no puede depender de hojas de cálculo dispersas, correos múltiples o procesos manuales sin trazabilidad. Con la solución Talent Acquisition desarrollada en monday.com, puedes unificar vacantes, candidaturas, onboarding y colaborar entre departamentos desde un único entorno visual, ágil y adaptable.
En Holistic Data Solutions trabajamos para dotar a las empresas con las mejores soluciones personalizadas y adaptadas a sus necesidades. Como partners oficiales de monday.com, ayudamos en la implementación, personalización, integración y acompañamiento de las soluciones de monday.com a las necesidades específicas de tu compañía.
Si quieres conocer cómo esta solución puede adaptarse a tu empresa, mejorar tus flujos de selección y ahorrar tiempo, costes y errores, contacta con nosotros. Estaremos encantados de acompañarte en tu transformación digital del proceso de talento.
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