La planificación y el análisis financiero (FP&A, por sus siglas del inglés Financial Planning and Analysis) son componentes críticos en la gestión empresarial. Estos procesos permiten a las organizaciones evaluar su rendimiento financiero, planificar a futuro y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.
En términos generales, FP&A incluye las previsiones sobre los estados financieros de la empresa al completo, la creación de presupuestos y el análisis comparativo de rendimiento respecto al histórico o a la previsión anterior.
Aunque estos principios son aplicables a todas las industrias, en el sector hotelero son críticos. La razón: su naturaleza dinámica y cambiante hacen que la agilidad y precisión de la planificación financiera sean particularmente cruciales.
¿Por qué es importante el FP&A en el sector hotelero?
En el sector hotelero es esencial tener la capacidad de adaptar rápidamente las planificaciones a los cambios en la estrategia, posicionamiento de mercado y plan de inversiones.
La planificación anual, junto con los rolling forecasts que se realizan a corto plazo, permite que los hoteles puedan ajustar sus estrategias para responder en tiempo real al entorno, mientras se mantienen en línea con los objetivos estratégicos a largo plazo fijados por la Cadena Hotelera.
Las inversiones en activos inmuebles (tanto en geografías actuales como en nuevas ubicaciones) y el inmovilizado material son muy importantes en este sector, y su financiación requiere una planificación meticulosa. Por eso las planificaciones operativas y tácticas deben respaldar el plan estratégico de la cadena hotelera, garantizando que cada decisión financiera contribuya al crecimiento sostenible y la eficiencia operativa.
Cómo hacer una buena planificación financiera en hoteles.
Como en todo proceso de FP&A, el punto de partida es la recopilación y verificación de datos tanto internos como externos. Es una tarea muy importante, ya que los planes y estimaciones que se generen van a depender de la calidad de estos datos, y por ello es una tarea que puede consumir una cantidad importante de tiempo (aunque más adelante te explicamos cómo puedes solucionar esto.
Factores externos a tener en cuenta para hacer una buena planificación financiera en hoteles.
Para una planificación financiera efectiva en el sector hotelero, es crucial considerar diversos factores externos, como por ejemplo:
- Indicadores macroeconómicos: tales como el PIB, el IPC, los cambios de moneda, la tasa de paro y eventos globales (como pandemias) afectan significativamente la demanda y el rendimiento financiero.
- Patrones de consumo: el comportamiento del mercado varía con el tiempo y dependiendo de cuál sea la estrategia del grupo hotelero, deberá adaptar su planificación. Las cadenas de lujo o alto precio, por ejemplo, pueden tener un peor comportamiento que las cadenas low-cost en tiempos económicos difíciles.
- Segmentación del mercado: la orientación del hotel (negocios, turismo, etc.) influye en los ingresos y los gastos. Por ejemplo, los hoteles dirigidos a viajeros de negocios tienen una sensibilidad al precio diferente comparados con hoteles para familias.
- Ubicación del hotel: también es un factor a tener en cuenta, ya que no se comporta igual un hotel cercano a un aeropuerto que uno situado en el centro o afueras de una ciudad.
Factores internos a tener en cuenta para hacer una buena planificación financiera en hoteles.
Una planificación financiera efectiva en hoteles se basa en la correcta previsión de ingresos y la gestión de gastos. Aquí se detallan algunos aspectos clave:
Ingresos (revenues):
- Revenue per room: utiliza ratios como ADR (Average Daily Rate), Occupancy Rate, Available Room per Hotel, y RevPAR (Revenue per Available Room) para calcular los ingresos basados en el número de habitaciones disponibles.
- Factores adicionales: incluye ingresos por servicios como desayunos (tasa de conversión y precio medio), vending y otros servicios adicionales. Además, considera los ingresos provenientes de OTAs (Online Travel Agencies) y sus respectivos costos.
Gastos:
- Gastos variables: calculados en cascada en función de los ingresos, incluyen costes de desayunos, servicios de lavandería, utilities (agua, electricidad, gas), etc.
- Staff: diferencia entre personal directo e indirecto, utilizando drivers basados en la actividad (temporada, número de habitaciones ocupadas, etc.) para calcular los costos de personal directo. Incluye salarios, costes de Seguridad Social y otros conceptos que puedan ser de aplicación en este ámbito.
- Gastos comunes: reparto de gastos como marketing, tasas y seguros, considerando las fechas de apertura de cada hotel.
- Gastos fijos: basados en el año anterior con incrementos según indicadores macroeconómicos, incluyen mantenimiento no recurrente, seguridad, y suscripciones a servicios como WIFI, etc.
- Rentas: planificadas según tipo (fijo, variable) y otras condiciones específicas del contrato de alquiler.
La parte de amortización de inversiones y gastos financieros también cobra gran relevancia en un escenario de crecimiento, asegurando que las inversiones se manejen de manera efectiva y sostenible.
Software de planificación financiera como solución para hoteles
El uso de un software especializado en planificación financiera para hoteles es fundamental para gestionar la complejidad de estos procesos de forma efectiva y ágil. Algunas de las ventajas de contar con este tipo de soluciones incluyen:
- Detalle y precisión: permite una planificación detallada por hotel, mes o semana, departamento y cuenta contable.
- Colaboración: facilita un proceso colaborativo en el que participen todos los departamentos y personas implicadas en la planificación.
- Agilidad en la creación de escenarios: permite crear y comparar diferentes escenarios de forma ágil.
- Seguimiento automatizado: ofrece capacidades de seguimiento comparativo del Real/Actual, Forecast, Budget y Plan Estratégico.
- Control y trazabilidad: proporciona herramientas para el control, trazabilidad y monitorización de la ejecución del presupuesto mediante procesos de workflow y validación.
La implementación de un software de FP&A adecuado permite a los hoteles optimizar su planificación financiera y responder rápidamente a los cambios del mercado, mejorando así la toma de decisiones estratégicas.
Holistic Data Solutions: soluciones a medida de software financiero para hoteles.
La planificación y el análisis financiero (FP&A) son esenciales para el éxito y la sostenibilidad en el sector hotelero. Con la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y la implementación de herramientas avanzadas de planificación, los hoteles pueden optimizar sus operaciones y garantizar un crecimiento sostenido.
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