Digitaliza las revisiones de maquinaria y PRL con monday.com: la solución Libro de Revisiones de Holistic

La gestión de revisiones de maquinaria, instalaciones o equipos es una de esas tareas que, aunque es obligatoria, en muchos casos sigue haciéndose mediante procesos manuales: formularios en papel, hojas de cálculo inconexas o carpetas con informes que se vuelven una pesadilla cuando llega una auditoría.

En Holistic Data Solutions hemos desarrollado una solución sobre monday.com que transforma este proceso tradicional en un flujo completamente digital, ágil y automatizado. La llamamos Libro de Revisiones, y está pensada para facilitar la gestión de revisiones bajo la normativa de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).

Aquí te hablamos de ella y de cómo te puede ayudar a centralizar la información, reducir tareas manuales y asegurar la trazabilidad total de cada inspección.

El reto de gestionar revisiones en entornos industriales y de alta complejidad.

En sectores industriales, energéticos, logísticos o de fabricación, cada planta puede tener cientos o miles de elementos que requieren revisión periódica: maquinaria, equipos eléctricos, extintores, sistemas de ventilación, herramientas, infraestructuras críticas y un largo etcétera.

Sin una herramienta adecuada, la gestión de estas revisiones se vuelve un sumidero de tiempo: formularios en papel que luego hay que informatizar, registros duplicados o perdidos, retrasos en las acciones correctivas, falta de evidencias ante auditorías o inspecciones, etc.

La solución Libro de Revisiones de Holistic, construida sobre monday.com, permite dar solución a todos estos problemas de forma simple, digitalizando todo el proceso de principio a fin en un único entorno visual y colaborativo.

Una solución integrada para el control de revisiones de maquinaria y PRL.

A continuación te explicamos cómo funciona nuestra solución.

Revisión directa de los equipos.

El proceso arranca con el responsable de PRL, que desde monday.com genera un código QR único para cada equipo o instalación a revisar. Ese código se imprime en formato adhesivo y se coloca físicamente sobre el elemento correspondiente.

A partir de ese momento, cada técnico encargado de hacer la revisión solo necesita escanear el código QR con su móvil o tablet. Al hacerlo, accede a un formulario digital conectado directamente con monday.com, donde puede registrar todos los datos requeridos para ese elemento: fecha, responsable, estado, observaciones, fotografías, o cualquier otro campo.

Toda esta información se guarda al instante en la plataforma, sin pasos intermedios, sin riesgo de pérdida y sin necesidad de dedicar más tiempo al volcado posterior de la información a la base de datos. Esto supone un ahorro de tiempo enorme y asegura la trazabilidad y fiabilidad completa de los datos.

Automatización de acciones preventivas y correctivas.

Gracias a las funcionalidades nativas de monday.com, el flujo puede configurarse para lanzar acciones automáticas según el resultado de cada revisión:

• Si un elemento se marca como defectuoso, el sistema envía un aviso automático por correo al responsable del equipo o del área.
• Si cada cierto número de revisiones debe realizarse una acción específica (por ejemplo, una calibración o auditoría técnica), monday.com puede generar recordatorios automáticos al técnico correspondiente.
• Si la revisión requiere ser auditada o aprobada por un superior, el flujo puede incluir un paso de validación con firma digital o aprobación dentro del tablero.

De esta forma, el proceso se vuelve proactivo, ya que el sistema avisa antes de que haya retrasos, incidencias o incumplimientos de la normativa de PRL.

Digitalización de las inspecciones preuso.

En diversas industrias se realizan verificaciones rápidas antes del uso de herramientas, equipos o vehículos para asegurar su buen estado. En muchos casos, estos procesos se realizan en papel in situ y terminan convirtiéndose en pilas de documentos que caen en el olvido, sin trazabilidad ni aprovechamiento de la información.

La digitalización de este proceso mediante nuestra solución permite que cada operario pueda realizar la inspección preuso desde su móvil o tablet. El resultado se registra automáticamente en el sistema y puede visualizarse al instante desde el panel principal.

De esta forma, estas inspecciones dejan de ser un “trámite” y pasan a ser una herramienta activa de la gestión preventiva, ya que permiten saber en tiempo real si la inspección se ha realizado, genera una alerta automática en caso de detectar incidencia, y en definitiva refuerza la seguridad y fiabilidad sin aumentar el tiempo que los operarios dedican a esta tarea.

Análisis y control a través de paneles visuales.

Todas las revisiones se almacenan en un tablero central y se resumen en un cuadro de mando visual dentro de monday.com. Desde este panel, los responsables de PRL pueden consultar, entre otros:

• Total de revisiones realizadas y pendientes.
• Frecuencia de revisión por tipo de equipo o ubicación.
• Elementos con defectos recurrentes o incidencias abiertas.
• Equipos infra revisados o con retrasos.
• Estado de las acciones preventivas o correctivas lanzadas.

Este análisis permite detectar tendencias, priorizar recursos y disponer de evidencias claras para auditorías internas o externas, reduciendo drásticamente el tiempo de preparación de informes.

Una herramienta flexible y adaptable para distintos sectores.

Aunque el caso de uso principal está en la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y mantenimiento industrial, la flexibilidad del sistema lo hace aplicable a muchos otros escenarios, como por ejemplo:

• Hostelería: control de limpieza de habitaciones, zonas comunes o baños.
• Servicios técnicos: inspecciones periódicas de instalaciones eléctricas, ascensores o climatización.
• Facility management: control del estado de edificios o infraestructuras.
• Inspecciones preuso: ya mencionadas antes y presentes en diversos sectores como construcción, manufactura, transporte, logística, etc.

En todos los casos, el principio es el mismo: cada elemento tiene su código QR, cada revisión genera un registro instantáneo en monday.com y el sistema se encarga de automatizar notificaciones y reportes.

Ventajas del Libro de Revisiones de Holistic.

Nuestra solución permite que las empresas puedan disfrutar de forma directa de los siguientes beneficios:

• Digitalizar un proceso típicamente manual, eliminando el papel y reduciendo errores de registro.
• Centralizar toda la información en un único entorno seguro y accesible.
• Automatizar acciones preventivas y correctivas, reduciendo tiempos de respuesta.
• Facilitar auditorías y certificaciones al disponer de trazabilidad completa.
• Optimizar recursos, ya que a nivel de licencia solo es necesaria para el equipo de PRL, los técnicos de campo no necesitan licencia de monday.com para acceder al formulario mediante QR.
• Detectar patrones e incidencias recurrentes mediante informes automáticos.
• 100 % adaptable: cada flujo se diseña según los protocolos, frecuencia y jerarquía de aprobación de cada empresa.

Como ves, el módulo “Libro de Revisiones” sustituye el caos de formularios y hojas de cálculo por un sistema ágil, colaborativo y trazable, diseñado para adaptarse a la realidad de cada cliente.

monday.com: la base tecnológica que hace posible la digitalización.

monday.com proporciona el entorno ideal para esta solución gracias a su enfoque visual y modular. Su capacidad para integrar formularios, automatizaciones y paneles interactivos permite construir un proceso completo sin la necesidad de hacer todo un nuevo desarrollo de software a medida.

Además, la plataforma ofrece integraciones nativas con correo, calendarios, ERP y Power BI, facilitando que los datos de las revisiones se conecten con otros sistemas corporativos.

Holistic Data Solutions: tu partner para la digitalización.

En Holistic Data Solutions trabajamos bajo la premisa de que no existen soluciones universales. Cada empresa tiene su estructura, su normativa interna, sus frecuencias de revisión y su nivel de digitalización. Por eso, siempre adaptamos nuestras soluciones a la realidad de cada cliente, integrándolo con sus sistemas y flujos de trabajo. 

Como partners oficiales de monday.com, aportamos nuestra experiencia en configuración, automatización e integración de procesos, asegurando que cada solución se despliegue de forma ágil, eficiente y con impacto real.

La revisión de equipos y el cumplimiento de la normativa de PRL ya no tienen por qué depender de procesos lentos, manuales o difíciles de auditar. Con la solución Libro de Revisiones, tu empresa puede digitalizar todo el proceso, automatizar alertas y disponer de trazabilidad completa, con un uso mínimo de licencias y una implantación rápida.

Si quieres conocer cómo Holistic Data Solutions puede ayudarte a adaptar esta solución a tus procesos de revisión, mantenimiento o cumplimiento normativo, contacta con nosotros.