La cuenta de resultados (P&L) es uno de los informes financieros más usados por las empresas a la hora de planificar sus negocios. En este artículo queremos explicarte qué es, cómo se obtiene y además te ofrecemos algunas valiosas claves para que saques el máximo provecho a tu planificación P&L.
Qué es P&L (profit and loss)
P&L es el acrónimo de Profit and Loss, lo que en español normalmente llamamos la cuenta de pérdidas o ganancias o el balance de resultados.
Se llame de una forma u otra, este informe recoge todos los gastos e ingresos de la empresa (y por tanto los resultados económicos) para un periodo determinado, con una visión mensual o acumulada.
La planificación de los ingresos y los gastos es una de las principales referencias de seguimiento del negocio. Durante el año permitirá comprobar si avanza según lo previsto o si existen desviaciones que requieran poner en marcha acciones.
La importancia de la planificación de las pérdidas y ganancias
La importancia de la P&L reside en que, a diferencia de otros informes, no muestra una imagen estática de la empresa o una fotografía de un momento concreto. La P&L muestra cómo ha evolucionado la empresa en un periodo, o cómo se pretende que lo haga (si hablamos de planificación).
Por este motivo es uno de los documentos financieros más importantes para asegurar el crecimiento de tu negocio. Te ayuda a no alejarte del plan previsto mes a mes, a tener cuentas precisas de las compras y ventas para cada periodo y a evaluar de forma precisa la rentabilidad de la compañía.
Cómo planificar la P&L de tu empresa.
Existen multitud de artículos en la red que hablan de cómo crear la P&L, con pasos, guías e incluso plantillas genéricas. Aquí no queremos desarrollar una guía paso a paso más, sino mostrar el enfoque que tenemos en Holistic Data Solutions a la hora de realizar planificación P&L.
Grosso modo, las fases para realizar el cálculo de las ganancias y pérdidas son:
- Calcular todos los ingresos y gastos para así obtener el Resultado de explotación (Ingresos – Gastos).
- Si cuentas con activos financieros, habrá que calcular también los ingresos y gastos que estos generan para obtener el Resultado financiero.
- La suma de los dos anteriores es el Resultado antes de impuestos.
- Tras aplicar los impuestos correspondientes se obtiene el Resultado del ejercicio, donde se puede ver la pérdida o ganancia de la empresa una vez deducidos los impuestos.
A la hora de realizar una planificación profit & loss la clave es hacer una correcta estimación de los ingresos y los gastos. Y es que algo que a priori puede parecer muy sencillo (previsión de ventas y previsión de gastos) puede verse complicado por multitud de factores: falta de información previa, fallos en la estimación, cambios en el contexto, etc.
Para obtener el mejor resultado en la planificación P&L (profit and loss) ten en cuenta los siguientes aspectos.
Claves para mejorar tu planificación de P&L.
La planificación de la cuenta de resultados debe ser colaborativa.
A medida que se desagrega la información de una empresa se puede realizar una estimación más precisa. Los responsables de cada departamento tienen información muy detallada sobre los gastos e ingresos de los que son responsables.
Tener en cuenta esa información es fundamental para que la cuenta de pérdidas y ganancias global de la empresa sea precisa.
Ten en cuenta las diferentes líneas de negocio.
Si una empresa tiene varias líneas de negocio con diferentes P&L, es recomendable además de hacer la cuenta de resultados para cada una de esas líneas hacer también la cuenta de resultados agregada de la compañía.
Ten en cuenta la naturaleza de cada epígrafe al hacer la estimación.
No todos los costes ni ingresos se comportan de la misma forma, por eso agruparlos y tratarlos de forma diferenciada permite obtener una mejor estimación. Esto implica dividir la cuenta de resultados en diferentes epígrafes como por ejemplo costes de personal, costes variables, costes fijos, ventas de productos, ventas de servicios, etc.
Cada uno de esos grupos puede tratarse con un modelo de previsión específico que se ajuste mejor a su naturaleza. Esto permite hacer estimaciones más precisas, lo que ofrece mejor información a los directivos y responsables de la empresa.
Por ejemplo, a la hora de planificar una P&L de una empresa de restauración que tenga gran cantidad de locales, la desagregación podría seguir un esquema similar a este:
De la planificación al seguimiento de la P&L.
Una vez se tiene esta planificación, durante el año se podrán hacer comparaciones de los datos reales con los planificados de forma periódica y controlar si existen desviaciones.
Cada cierto tiempo se puede realizar un Rolling forecast que indique si es necesario introducir algún cambio en la planificación para mejorar los resultados. De esta forma la planificación P&L seguirá siendo útil y representativa durante todo el año.
La planificación y el seguimiento de la P&L permite a las empresas poner el foco en 3 aspectos determinantes:
- El crecimiento de la empresa, tanto en volumen de negocios como en beneficios.
- La estructura de costes, aportando una buena visión de su distribución real de los mismos, facilitando la estimación de los riesgos operacionales.
- La rentabilidad real, ya que puede darse el caso de tener ingresos pero estar “vendiendo a pérdidas”.
Herramientas para realizar una buena planificación P&L.
Tener herramientas que permitan obtener información rápida y precisa sobre las pérdidas y ganancias ayuda a las empresas a lograr una gestión más eficiente de sus recursos y a tener una visión muy clara del impacto de las compras y ventas en la salud de su negocio.
La información es poder, siempre que se tenga en tiempo y forma para que ayude en la toma de decisiones. Existen soluciones genéricas que aunque permitan reunir estos datos no ofrecen información de forma eficiente. Lo ideal es contar con un sistema específico para planificar tu P&L que te ayude a tomar mejores decisiones para tu empresa.
En Holistic Data Solutions podemos ayudarte a adoptar soluciones de software financiero adaptadas a tus necesidades. Si quieres más información solo tienes que contactar con nosotros.
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