La planificació de les necessitats de personal és un dels grans reptes en el sector hoteler. Cada establiment ha d’assegurar-se de comptar amb el personal adequat en el moment oportú, mantenint un equilibri entre la qualitat del servei i els costos operatius. No obstant això, aquesta tasca pot variar segons si l’hotel opera amb un model de gestió directa o gestió externa sota un contracte tipus “mandate”.
En aquest article expliquem com aquests models influeixen en l’operativa de personal i quines són les claus per optimitzar la planificació en cada cas.
Diferències entre gestió directa i gestió externa
Abans d’endinsar-nos en la planificació del personal, és important entendre com difereixen aquests dos models de gestió:
- Gestió directa: en aquest model, el propietari de l’hotel assumeix la gestió operativa i és directament responsable de totes les decisions relacionades amb el personal, des de la contractació fins als salaris i els horaris. Aquest enfocament atorga un major control, però també implica una gestió més complexa i un risc financer directe.
- Gestió externa (mandate): en aquest cas, el propietari delega l’operació de l’hotel a un gestor extern mitjançant un contracte (o mandate). El gestor s’encarrega de les operacions diàries, mentre que el propietari es manté com a supervisor o accionista. Els costos de personal es distribueixen entre ambdues parts segons els termes establerts en el contracte, cosa que afegeix un component de transparència i alineació estratègica.
Moltes cadenes hoteleres operen de manera mixta, combinant hotels de gestió directa amb altres gestionats externament. Aquest enfocament requereix una visió separada per a cada model, ja que la planificació del personal varia significativament en funció de qui assumeixi la responsabilitat operativa.
A continuació, veurem les implicacions d’aquests models en la planificació del personal.
Planificació de personal en hotels
La gestió del personal en hotels requereix un enfocament exhaustiu per mantenir l’equilibri entre servei i control de despeses. Els punts clau en aquest sentit inclouen:
Adaptació a l’estacionalitat i planificació per temporades
L’ocupació dels hotels varia en funció de la temporada, fet que exigeix una planificació dinàmica del personal. Analitzar les dades històriques d’ocupació i els esdeveniments locals és fonamental per preveure les necessitats de personal.
L’automatització d’horaris pot ajudar a optimitzar els torns, evitant tant l’excés de personal en temporades baixes com l’escassetat en períodes de demanda alta.
Previsions i simulacions de variables
L’anàlisi de dades permet als gestors prendre decisions basades en simulacions que utilitzen dades històriques i en temps real, comparant escenaris futurs segons diferents nivells d’ocupació o canvis en les condicions laborals.
Per exemple, un hotel pot simular l’impacte financer de contractar personal temporal enfront de redistribuir torns. Aquestes eines ajuden a prendre decisions més precises i a reduir costos operatius.
Desenvolupament d’habilitats i promocions internes de personal
El creixement professional del personal és una inversió estratègica. Dissenyar plans de formació i promocions ajuda a millorar la qualitat del servei i a reforçar la retenció del talent, reduint la necessitat de contractar nous empleats.
En aquest sentit, utilitzar sistemes que permetin mapar les habilitats de cada membre de l’equip permet identificar talents ocults i àrees de millora. Aquest enfocament facilita la creació de plans de formació personalitzats que beneficien els empleats i alinea les seves competències amb les necessitats estratègiques de l’hotel.
A més, aquest mapeig serveix com a base per implementar promocions basades en dades, assegurant que els rols de major responsabilitat siguin ocupats per les persones més capacitades, cosa que reforça tant la qualitat del servei com la motivació del personal.
Una planificació adequada dels recursos entre departaments també és clau per mantenir l’operativa equilibrada. Analitzar dades històriques i projeccions futures ajuda a identificar pics d’activitat en departaments específics, permetent assignar personal de manera eficient i evitar sobrecàrregues en els equips.
Aquesta flexibilitat interdepartamental possibilita la redistribució del personal en funció de la demanda, assegurant que totes les àrees de l’hotel funcionin de manera òptima, millorant tant l’experiència del client com el dinamisme de l’entorn laboral.
Incentius i satisfacció del personal
La motivació de l’equip és clau per a l’èxit de qualsevol hotel. Dissenyar bonificacions i incentius lligats al rendiment i als objectius (amb dades proporcionades per l’EPM) i realitzar enquestes integrades per recollir i analitzar la satisfacció són pràctiques efectives que milloren tant la productivitat com el benestar de l’equip.
Gestió d’absències, vacances i baixes laborals
El control de les absències, tant planificades com inesperades, és essencial per evitar interrupcions en el servei.
Els calendaris integrats i les eines de monitorització permeten preveure l’impacte de les baixes laborals per reduir-ne els costos associats o analitzar patrons d’absentisme, proporcionant alertes en aquests casos.
A més, aquests calendaris també faciliten la sempre delicada gestió de vacances, assegurant que es mantingui la cobertura necessària en tot moment.
Planificació sostenible
Integrar objectius de sostenibilitat en l’operativa de personal ajuda a complir amb normatives laborals (hores de treball, descansos, torns, etc.) alhora que millora la imatge de l’hotel.
Disposar d’eines que permetin mesurar l’impacte social de mesures orientades a afavorir la diversitat, igualtat i el desenvolupament d’habilitats permet avançar cap a una gestió més ètica i cap al compliment d’objectius socials.
Planificació de personal en un model de gestió externa (mandates)
En els hotels operats mitjançant mandates, la planificació del personal està influenciada per les regles i els termes del contracte entre el propietari i el gestor. Donada la naturalesa d’aquesta relació, la gestió del personal ha de prestar especial atenció a certs aspectes addicionals.
Distribució de costos
Un dels aspectes més rellevants en aquest model és la distribució dels costos laborals. En els contractes de gestió s’estableix quin percentatge dels salaris, beneficis i altres despeses de personal assumeix cada part.
Els sistemes avançats de planificació permeten automatitzar aquesta assignació, assegurant que cada despesa compleixi amb els paràmetres contractuals per simplificar les tasques de validació de despeses compartides.
Transparència operativa
Els informes regulars són essencials per mantenir la confiança entre el propietari i el gestor. Mitjançant sistemes integrats, tots dos poden accedir a indicadors clau com ocupació, marges operatius i costos de personal, ajustant estratègies segons els resultats.
Optimització operativa basada en KPIs
Els Mandates solen incloure mètriques de rendiment que el gestor ha de complir, com ara mantenir un nivell d’ocupació específic o limitar els costos de personal dins d’un marge acordat. Les alertes automàtiques ajuden a detectar desviacions i permeten ajustaments proactius.
Solucions per a la gestió del personal basades en dades
La planificació de les necessitats de personal en hotels pot variar segons el model de gestió. Mentre que els hotels de gestió directa exigeixen un enfocament més independent i flexible, els operats mitjançant mandates requereixen alineació i transparència entre propietari i gestor. En ambdós casos, les eines d’anàlisi i planificació avançada són essencials per optimitzar recursos, controlar costos i mantenir la qualitat del servei.
Si busques optimitzar l’operativa de personal en el teu hotel, ja sigui de gestió directa o externa, des de Holistic Data Solutions podem ajudar-te mitjançant solucions personalitzades que simplifiquen la planificació i milloren la presa de decisions. Si vols més informació, no dubtis a contactar amb nosaltres.
Articles Relacionats
En un context com l'actual on la inestabilitat financera i la volatilitat dels mercats són tan presents, és normal que [...]
Board International va ser fundada als anys 90 sota la voluntat de ser un Self-Service Analysis and Reporting, és a [...]
Temps i diners. Si féssim un estudi de mercat i preguntéssim a directors financers, empresaris o encarregats de departaments comptables [...]
